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　  吳威  UiPath大中華區(qū)總裁

　　追溯我上一次參加UiPath狂歡節(jié)，來自Applied Materials（美國應(yīng)用材料公司）的財(cái)務(wù)副總裁Junaid Ahmed和IT副總裁Ted Hanson令我印象深刻，他們講述的自動(dòng)化成功故事非常具有示范意義，值得我費(fèi)些筆墨在這里分享。

　　Applied Materials是全球規(guī)模最大的半導(dǎo)體和顯示設(shè)備公司。他們的財(cái)務(wù)部門曾經(jīng)面臨一項(xiàng)艱巨的任務(wù)：公司業(yè)務(wù)的蓬勃發(fā)展要求財(cái)務(wù)部門迅速跟上其步伐，提供更多的業(yè)務(wù)合作伙伴支持與分析支持。于是問題來了：如何在財(cái)務(wù)資源沒有實(shí)質(zhì)性增長的情況下，順利達(dá)成這一目標(biāo)？

　　他們的解決方案是：實(shí)施自動(dòng)化項(xiàng)目，而且動(dòng)作要快。常規(guī)的方法在解決這一問題時(shí)可能會(huì)比較溫和，也就是說循序漸進(jìn)地引入新技術(shù)和流程。然而，Applied Materials打破了這一常規(guī)，他們將快速而大規(guī)模的機(jī)器人流程自動(dòng)化（RPA）視為財(cái)務(wù)部門短期內(nèi)提升急需能力的重要手段。他們從一開始就對自動(dòng)化可能對業(yè)務(wù)產(chǎn)生的影響進(jìn)行了全面的調(diào)研與評估，并制定了實(shí)現(xiàn)這一愿景的戰(zhàn)略和路線圖。實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化的規(guī)模擴(kuò)展和可持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵，是自始至終實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)與IT的緊密協(xié)調(diào)。

　　Applied Materials正是堅(jiān)持了這一原則，因此在取得自動(dòng)化成功的規(guī)模和速度上令同行刮目相看。

　　采用“自上而下”的策略協(xié)調(diào)業(yè)務(wù)與IT

　　Applied Materials清楚地認(rèn)識到預(yù)先協(xié)調(diào)業(yè)務(wù)和IT的重要性，并通過先期敏捷財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型項(xiàng)目將其作為最佳實(shí)踐進(jìn)行了部署，這些項(xiàng)目在自動(dòng)化工作啟動(dòng)之前均已完成。其中包括協(xié)調(diào)CFO和CIO以及各自的領(lǐng)導(dǎo)團(tuán)隊(duì)，這一點(diǎn)后來被證實(shí)發(fā)揮了極為重要的作用。

　　基于以往的經(jīng)驗(yàn)，Applied Materials組建了一支全新的跨職能部門的團(tuán)隊(duì)，由財(cái)務(wù)和IT人員組成。他們認(rèn)為，協(xié)調(diào)工作必須從一開始就展開。于是他們首先重點(diǎn)研究了RPA技術(shù)，并評估了RPA領(lǐng)先供應(yīng)商的能力。然后，他們拜訪了其他一些財(cái)務(wù)機(jī)構(gòu)，現(xiàn)場研究了RPA的可行性和有效性。

　　業(yè)務(wù)與IT協(xié)調(diào)一致不僅實(shí)現(xiàn)難，而且保持下去更難。為了保持業(yè)務(wù)與IT的協(xié)調(diào)一致，Ahmed重點(diǎn)要求自己的團(tuán)隊(duì)做三件事：

　　l 他們早早邀請了IT人員，以便大家了解業(yè)務(wù)目標(biāo)和戰(zhàn)略需求。特別是，他們請來了具有相關(guān)知識和影響力的IT部門領(lǐng)導(dǎo)。

　　l 他們迅速意識到，IT與財(cái)務(wù)存在著RPA知識空白，尤其是在IT基礎(chǔ)設(shè)施、安全和其他流程領(lǐng)域更加明顯。于是，他們想方設(shè)法地搞清楚自己的盲區(qū)在哪里，然后通過安排可信的實(shí)施合作伙伴及RPA平臺供應(yīng)商來解決問題。

　　l 在公司內(nèi)部，他們著手打造財(cái)務(wù)和IT之間的堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，將相關(guān)經(jīng)驗(yàn)引入自動(dòng)化項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，以促進(jìn)RPA的實(shí)施。

　　這樣的業(yè)務(wù)與IT協(xié)調(diào)機(jī)制在各部門中廣泛普及。通過這三種辦法，他們獲得了IT部門的廣泛配合。此外，提供配合的機(jī)構(gòu)還包括基礎(chǔ)設(shè)施團(tuán)隊(duì)、應(yīng)用團(tuán)隊(duì)、身份管理團(tuán)隊(duì)、信息安全團(tuán)隊(duì)、內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)、法務(wù)部門和IT服務(wù)提供商生態(tài)系統(tǒng)。

　　大步快跑，實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展

　　從財(cái)務(wù)和IT團(tuán)隊(duì)著手規(guī)劃以來，可持續(xù)發(fā)展就成為了他們的行動(dòng)方針。他們發(fā)現(xiàn)，實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的最佳途徑是早期規(guī)模化發(fā)展，這有別于某些傳統(tǒng)企業(yè)的認(rèn)識。于是他們快馬加鞭，加大力度提高自動(dòng)化能力。這種大步快跑的方式要求財(cái)務(wù)和IT團(tuán)隊(duì)退一步想一想，他們真正希望RPA帶來什么樣的影響。從這個(gè)角度，他們可以為穩(wěn)定和可持續(xù)發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

　　該項(xiàng)目的起因源于財(cái)務(wù)部門需要快速提升處理能力。因此，如果不能形成規(guī)模效應(yīng)，時(shí)間和資金的投入就毫無意義。

　　作為財(cái)務(wù)副總裁，Ahmed發(fā)現(xiàn)，對于規(guī)模化發(fā)展的追求迫使他們慎重考慮可用的自動(dòng)化解決方案。因?yàn)樗麄冎烙绊懢薮螅虼怂麄冊谶x擇相應(yīng)解決方案時(shí)十分慎重。在經(jīng)過對應(yīng)用場景深入細(xì)致的調(diào)研后選擇了最佳解決方案。同時(shí)，他們特別建議其他企業(yè)不僅要考察自動(dòng)化平臺，還要考察客戶支持設(shè)施和合作伙伴生態(tài)系統(tǒng)的成熟度。關(guān)于如何選擇實(shí)施合作伙伴，Ahmed認(rèn)為，必須選擇經(jīng)驗(yàn)豐富的合作伙伴。

　　全局視角也有助于IT部門。Hanson表示，大步快跑的方式要求IT部門從整體上考慮所需的自動(dòng)化基礎(chǔ)設(shè)施、開發(fā)與支持流程、控制、擴(kuò)展和性能。

　　根據(jù)IT部門的經(jīng)驗(yàn)，隨著越來越多的應(yīng)用和流程被引入RPA，狹窄的視野可能會(huì)導(dǎo)致增量基礎(chǔ)設(shè)施的多次迭代循環(huán)和流程變更混亂。例如，僅專注于SAP的短視方案可能會(huì)忽視關(guān)鍵的基礎(chǔ)因素，而其他應(yīng)用（如電子郵件和Microsoft SharePoint）則會(huì)將這些重要的基礎(chǔ)因素納入考慮范圍。不管怎樣，視野越寬廣，就越容易在戰(zhàn)略和戰(zhàn)術(shù)上取得全面成功。

　　速度第一，標(biāo)準(zhǔn)化第二

　　實(shí)施自動(dòng)化的企業(yè)通常需要做出一個(gè)看似明確的選擇：要么先將業(yè)務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)化，然后再進(jìn)行自動(dòng)化，要么直接實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化。然而，Applied Materials卻獨(dú)辟蹊徑，找到了第三條路徑。

　　Applied Materials的選擇是：通過自動(dòng)化來帶動(dòng)標(biāo)準(zhǔn)化的實(shí)現(xiàn)。大型企業(yè)很難對流程進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化，因?yàn)樗鼜?fù)雜又費(fèi)時(shí)。沒有人真正有時(shí)間去完成它，哪怕它很重要，哪怕有人表示十分需要。

　　Applied Materials先是著手厘清特定用例涉及的所有利益相關(guān)方，然后告訴他們將會(huì)直接為其流程實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化，同時(shí)告訴他們這也是實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化的機(jī)會(huì)。Applied Materials將會(huì)把自動(dòng)化作為一種回報(bào)提供給他們。這樣一來，他們就不必為三個(gè)團(tuán)隊(duì)實(shí)施三次自動(dòng)化（舉例而言），而是激勵(lì)利益相關(guān)方實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化。一旦他們完成了標(biāo)準(zhǔn)化，那么這三個(gè)團(tuán)隊(duì)就能夠更快地實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化，因?yàn)槿齻€(gè)原本非標(biāo)準(zhǔn)化的流程現(xiàn)在只需實(shí)施一次自動(dòng)化。

　　Ahmed強(qiáng)調(diào)了優(yōu)先考慮速度的重要性。標(biāo)準(zhǔn)化非常有幫助，但是將標(biāo)準(zhǔn)化作為自動(dòng)化的先決條件則會(huì)帶來很大的風(fēng)險(xiǎn)。設(shè)置這個(gè)障礙將會(huì)增加執(zhí)行難度，并放慢RPA項(xiàng)目取得成功所需的發(fā)展勢頭。

　　重點(diǎn)突出效益，保持發(fā)展勢頭

　　提出實(shí)施RPA和部署首批軟件機(jī)器人的時(shí)機(jī)，應(yīng)該是選擇企業(yè)或部門對RPA感到最興奮的時(shí)間段。那么困難就在于早期的興奮勁過去之后，如何保持甚至加快這一發(fā)展勢頭。Applied Materials發(fā)現(xiàn)，推動(dòng)自動(dòng)化發(fā)展勢頭的最佳方法是向有影響力的利益相關(guān)方展示實(shí)實(shí)在在的效益。

　　Applied Materials遵循著一個(gè)基本原則：大家只有在看到效益之后，才有意愿參與。因此，他們特別強(qiáng)調(diào)在起步階段選擇能夠帶來實(shí)質(zhì)性效益的高價(jià)值用例。他們知道，早期用例將為自動(dòng)化項(xiàng)目的其余部分定下基調(diào)。

　　這些早期的高價(jià)值用例達(dá)到了預(yù)期的效果。RPA團(tuán)隊(duì)通過適當(dāng)?shù)牧鞒虂聿杉瘮?shù)據(jù)并生成指標(biāo)和數(shù)據(jù)控制面板，以跟蹤記錄自動(dòng)化的交易數(shù)量和節(jié)省的時(shí)間。這些指標(biāo)為RPA的價(jià)值提供了證據(jù)。反過來，這些證據(jù)又在財(cái)務(wù)部門內(nèi)產(chǎn)生了更大的吸引力，同時(shí)也激起了其他部門的濃厚興趣。

　　業(yè)務(wù)與IT協(xié)調(diào)一致為RPA計(jì)劃奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)

　　業(yè)務(wù)與IT協(xié)調(diào)一致是十分關(guān)鍵的。在自動(dòng)化項(xiàng)目實(shí)施過程中，Applied Materials希望既節(jié)約成本又有成績，這一目標(biāo)看似不可能，但因?yàn)椴捎昧苏_的方法，最終取得了成功。

　　Applied Materials的經(jīng)驗(yàn)非常值得我們國內(nèi)的企業(yè)借鑒，那就是打破傳統(tǒng)思維。傳統(tǒng)企業(yè)的動(dòng)作往往比較謹(jǐn)慎和緩慢，但要成為一家全面自動(dòng)化企業(yè)，需要更大膽并設(shè)定更高的目標(biāo)。這對于像Applied Materials這樣的企業(yè)而言，意味著動(dòng)作更快、規(guī)模更大并將可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略放在首位。