“上品折扣在降低成本、提高業務效率方面，與很多公司一樣面臨著很多的挑戰。通過部署微軟Office 365，我們在微軟產品和服務的基礎上建立起全新和優化的溝通平臺，讓員工更簡單、更快速、更多途徑地了解企業信息，實現及時的通訊和協作，大大提高了工作效率，幫助企業信息化更上一個新的臺階。”

—— 楊琦 上品商業發展有限責任公司 運維經理

北京市上品商業發展有限責任公司成立于2000年，是中國第一家名牌折扣商品的零售百貨經營管理公司。“上品折扣”連鎖門店和“上品折扣網”銷售網站，是公司旗下專門從事零售百貨業中名牌商品折扣價格銷售的連鎖實體門店和網絡銷售平臺。

隨著公司門店數量的增多，上品折扣開始考慮如何進一步借助信息化手段輔助管理和溝通協作，實現全面的業務數據集中管理，將分散的資源整合為企業資源，為員工提供簡單方便的協作平臺和信息共享渠道，增進總部與門店之間的聯系和管理。

“Office 365整合了我們日常辦公中所需要的所有業務協作和溝通工具，通過高效的云端辦公體驗，讓用戶使用最熟悉的工具流暢開展業務，助力企業提供核心競爭力;跨設備的一致體驗，讓我們可以及時響應客戶需求、為客戶提供更專業的關注，并為我們拓展新客戶提供了能力，讓我們隨時隨地把握商機。”

—— 郭志興，技術專員

應用背景

隨著公司門店數量的增多，依靠郵件系統和第三方通訊平臺進行內部信息的交互對于信息的及時性、安全性得不到保障。上品折扣希望能夠有一種更加便于管理資源和促進員工協作的工作方式。

存儲空間受限，無法對各門店文件集中管理

上品折扣在北京有8家分店，隨著業務文檔不斷增長，瘦客戶端提供的本地存儲空間越來越顯得捉襟見肘，一些店員將重要文檔存放到自己的U盤或移動硬盤上，信息安全難以得到保障。文件及資料的分發是通過電子郵件的方式分發到各個門店，再由店長把文件和資料存儲到本地后共享給店員，這個過程當中，文件的管理和分發完全依靠人工的方式來實現，經常容易出現錯漏的現象。在進行修改之后來回傳遞的過程中，還容易造成文檔版本的不一致，不利于集中和透明的管理。

即時溝通工具不統一

員工在進行工作上的溝通時，會使用多種不同的即時通訊軟件，由于缺乏統一要求，不利于快速找到其他人的聯系方式，導致交流出現不及時和混亂，有時候還需要在好幾個聊天工具中切換，很不方便。個人化的即時通訊工具不適合企業應用。

培訓內部員工或安排分店會議耗時耗力

作為零售行業，流動率高對員工培訓帶來了一定的挑戰。上品折扣經常需要對收銀員、客服主管、賣場主管、店長等人員進行培訓，每次組織培訓都需要投入大量的時間和人力。另外，每個月各個門店的負責人都需要到總部來參加例會，因為門店分布較廣，有時候甚至需要花半天的時間來橫跨整個城市來參加一個20分鐘不到的會議，而且還非常容易受交通的影響導致遲到等問題，這就無形中給公司造成了浪費，也增加了公司成本。

解決方案

通過對比產品性價比、技術實施難度、性價比、系統整合度、用戶體驗等諸方面因素，上品折扣最終選用了基于微軟Office 365的信息門戶和統一溝通方案。

采用SharePoint Online構建基于云端的資料共享平臺

基于Office 365中的SharePoint Online，可以建立云端的統一在線資料共享平臺，為上品折扣提供了大容量的云存儲空間，各個部門、團隊都可建立自己的文檔庫，讓有權限的用戶始終得到最新的文件版本，也可以在平臺上查看到文檔的各個版本的詳細歷史記錄。版本管理和遷入遷出功能，實現了對文檔版本的控制和管理，擺脫了通過人工分發文件和資料的傳統辦公方式，也不再出現文檔版本錯亂的問題。各個分店只需將文檔上傳到SharePoint Online的文檔庫，就能實現集中管理和訪問。更重要的是，文檔的安全控制基于Office 365的強大安全管理機制，可以借助信息權限管理等技術防止敏感文檔人為外泄，提高了文檔管理的安全性。

采用Lync Online實現統一的即時溝通

上品折扣使用Lync Online為員工構建了企業級即時消息溝通平臺。每個員工的聯系方式、聯機狀態都能在Lync的聯系人卡片中清晰呈現。

還能夠輕松查看聯系人所屬部門、上下級關系和公司的組織結構，讓員工能夠迅速地與相關同事取得聯系。

采用Lync Online實現在線培訓和聯機會議

上品折扣采用Lync Online實現了在線視頻培訓和音視頻會議。無需架構復雜的硬件視頻會議系統，每個員工在自己的電腦前即可參加聯機培訓或音視頻會議，并可共享文檔、幻燈片、桌面。培訓的內容可以錄制下來，新店員入職后就能夠方便地學習。同時，Lync Online的多方視頻會議功能也從根本上解決了傳統現場會議受到時間、地點、場地限制等種種弊端，讓會議的組織和進行變得更高效，溝通更快 捷。

優勢與收益

上品折扣借助微軟提供的Office 365服務，解決了對文檔的統一管理和溝通等問題，讓公司的快速響應能力得到大幅提升，提高了企業核心競爭力。

集中管理文檔和數據，安全地在任意位置訪問在SharePoint Online上實現了對文檔的統一管理之后，上品折扣的業務管理更加透明，每個員工無論在哪里都可以方便地獲取最新的資料，增加了員工對IT系統和環境的滿意度。統一的SharePoint Online云存儲空間，不僅易于管理，而且穩定安全。Office 365提供來自微軟全球技術支持中心的24x7多渠道專業服務保障，當遇到緊急和難點技術故障時，可享受到微軟專業技術服務人員的直接服務，使公司獲得穩定可靠的IT環境。強健的企業級安全保護措施，更使上品折扣不需要擔心文檔和信息的安全。整個流程更加標準化，不僅便于員工之間的協作，也大幅提高了工作效率。

“如果需要和門店的工作人員進行溝通，我們可以借助Lync隨時發送即時消息，或者安排在線會議，包括銷售人員的業務技能培訓，都可以放在這個在線平臺上。”

——于明，運營管理部

統一的溝通方式，提高快速響應能力

上品折扣借助Office 365的Lync Online服務，更加便于員工之間的溝通和協作;清晰的架構讓員工對各分店的人員情況有整體的了解，遇到情況能夠立即聯系到關鍵人物，響應處理緊急事件的能力大幅增加。

提升門店培訓效率，降低成本

Lync Online的在線視頻培訓讓上品折扣可以在有限的時間內培訓更多店員，不僅加快了新員工的上崗速度，也提高了服務質量。多方視頻會議使會議安排更簡單，節省了員工來回奔波的時間和成本，增加了會議的靈活性和時效性，一些臨時性的會議也可以迅速召開。