現身說法：美國高爾夫球協會通過云協作工具削減成本
Jessica Carroll不是高爾夫球選手，但是她的一切工作都是圍繞美國高爾夫球協會（USGA）展開的，其工作范圍涵蓋從規則制定、球場草皮研究到促進遍布110個州和地區高爾夫協會的1500個高爾夫社區發展。作為協會的信息技術執行總監，Carroll這樣描述自己的工作：“我不僅僅是在機房和服務器打交道，而且還要實現多方的協同工作。”
作為協作的一部分，許多年來Carroll都在USGA的總部召開會議，向各地高爾夫球協會的代表傳授如何用技術實現流水線運作，以便他們能夠專注于高爾夫運動本身的發展。Carroll表示：“我一般通過幾天的課程來講述當年的相關技術進展。這個課程是免費的，***的成本就是差旅費用。”但是20人的會議規模導致“有關差旅的費用變得十分高昂。”
Carroll考慮用云協同工具來幫助工作，比如思科公司的WebEx、Citrix公司的GoToMeeting以及微軟的Live Meeting等SaaS類服務。最終USGA選擇了微軟的Live Meeting產品來達成預期。
“在2006年，通過云舉行一個三天的會議是聞所未聞的，尤其是在我工作的環境中。”Carroll表示：“然而線上會議使得參會人數馬上翻了四倍。以SaaS服務形式通過Web召開大型的會議，使我們在協同方面邁出了巨大的一步。”
在Carroll的示范下，USGA的其他機構也很快開始通過Web和數以千計的志愿者交互，這樣節省了數十萬美元的成本。而IT團隊還同時在以下方面開始探索云計算解決方案：業務連續性、業務應用以及多媒體存儲。
TJ Keitt是Forrester Research Inc.的分析師，他認為高爾夫球協會的例子代表了去年全國范圍內云協作工具興起的趨勢。Keitt最近在其報告《Making the SaaS and Collaboration Marriage Work》中寫到：“經濟形勢下滑使得企業不得不進行費用縮減，而差旅費用首當其沖。”在這份報告中Keitt預測在未來的12個月當中，將有71%的美國企業開始調查或嘗試協同軟件。
云協作有助于降低成本
也許你認為球場草皮的研究不是火箭科技那種高精尖的領域，但是這對高爾夫球運動來說確實及其關鍵的。而USGA的草皮和環境研究部門通過Web和大學生、高中生、高爾夫俱樂部以及高爾夫球場主管們進行交互，以此節省了25萬美元的差旅費用。
Carroll認為：“這對我們團隊來說已經是個巨大的數目了，而其他企業應該可以獲得更高數量級的成本削減。這種成本節省的方式不會影響我們的工作本身，相反卻對其有所提升。”令人驚奇的是現在USGA的交流溝通已經100%地依賴云實現，其內部不再部署相應的會議軟件，Carroll表示“技術團隊已經無需為此承擔任何工作”。
在USGA現在還有70臺服務器在支撐業務，而其350位員工也每人有一臺PC。Carroll期望在未來12到24個月內通過向云計算或者虛擬化的遷移，能夠使這些基礎設施進一步的縮減。比如USGA通過IBM的Smart Business Storage Cloud來實現業務彈性策略，Carroll認為這是她在USGA工作21年中所做的最重要的一件事。
至于災備方面則和成本節省無關，Carroll表示：“在這方面的投入就是為了保險起見，而且這部分費用在整個預算中占比也不大。”在采用基于云的連續性策略之前，USGA是每周把磁帶送出去做災備，但是對于數據恢復來說是越新越好，正如Carrol所說：“每天晚上的備份包括域控制器、數據以及任何恢復工作所需的核心元素。”
協同工具促使CRM向云中遷移
Carroll還開發了一套基于云和自服務的客戶關系管理系統，以使各USGA和各地區高爾夫協會能夠管理有關成員、開球時間、球車租用等方面的數據。她調查了多個廠商并最終選定微軟，因為微軟承諾幫助定制該套CRM系統，并以USGA設想的方式來部署系統。
Carroll認為云計算按使用付費的模式對CRM來說是一個巨大的促進：“現在就看各協會對這個產品的態度了，我們已經找到了解決方案，但是他們具有最終的決定權。”
USGA下一步的云計算計劃包括：一個應用開發和測試環境，以及針對圖片影像（其中包括1954年以后的歷屆美國公開賽）的多媒體存儲。Carroll說：“光影像資料我們就有很多，更不用說圖片了。對于這些資料現在的存放地點我都無法說出口。云存儲相對于昂貴的內部部署存儲來說是一個頗具性價比的選項。我們知道1PB的內部SAN架構存儲需要3億美元，這是令人難以承受的。”
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