在2020年初的時(shí)候，很多組織將IT投資列為2020年的關(guān)鍵事項(xiàng)。然而在幾個(gè)月之后，由于發(fā)生冠狀病毒疫情，許多組織的業(yè)務(wù)陷入了停頓。

盡管組織在適應(yīng)“新常態(tài)”時(shí)必須保持謹(jǐn)慎，但將投資完全擱置也會(huì)帶來(lái)風(fēng)險(xiǎn)。那些投資于提高效率和降低成本的業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)變革的組織將會(huì)有更長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展。

業(yè)務(wù)創(chuàng)新需要進(jìn)行研究和規(guī)劃。業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)的變革必須是無(wú)縫的，并避免中斷。

第一步

如果IT服務(wù)提供商在價(jià)格、速度甚至在網(wǎng)絡(luò)通信方面都存在不足，那么最終將影響組織的業(yè)務(wù)。

這將導(dǎo)致組織其他部門(mén)的預(yù)算被削減，影響員工的正常工作，組織決策者最終花費(fèi)大量時(shí)間和精力來(lái)解決問(wèn)題或與供應(yīng)商進(jìn)行談判。

許多人認(rèn)為，切換IT服務(wù)提供商是提高成本效益和促進(jìn)增長(zhǎng)的推動(dòng)力。然而，重要的是要權(quán)衡利弊，以實(shí)現(xiàn)對(duì)組織更有意義的舉措。

例如，如果靈活的工作時(shí)間是首要事項(xiàng)，雖然組織當(dāng)前的IT服務(wù)提供商提供了令人滿意的價(jià)格，但可能有另一種解決方案可以提供更多的靈活性而無(wú)需支付更多的費(fèi)用。在這種情況下，組織繼續(xù)與當(dāng)前的IT服務(wù)提供商簽訂固定合同是有意義的，同時(shí)還可以臨時(shí)將工作外包給提供更靈活工作時(shí)間的供應(yīng)商。

組織可以確定IT服務(wù)提供商的關(guān)鍵優(yōu)先事項(xiàng)，并首先與滿足其更高標(biāo)準(zhǔn)的供應(yīng)商協(xié)商，組織可以在其他領(lǐng)域(如成本或合同期限)進(jìn)行談判。

完全將IT工作負(fù)載外包的組織應(yīng)該重視信任度、可靠性和速度。作為唯一的IT服務(wù)提供商，供應(yīng)商將作為其內(nèi)部團(tuán)隊(duì)的延伸，因此，他們要像組織員工一樣受到信任。

盡管值得信賴且快速的供應(yīng)商可能會(huì)收取更高的費(fèi)用，但避免了與反應(yīng)較慢、響應(yīng)能力較差的供應(yīng)商相關(guān)的停機(jī)和中斷成本。

內(nèi)部和外部團(tuán)隊(duì)

許多組織通常創(chuàng)建內(nèi)部IT團(tuán)隊(duì)，因?yàn)檫@通常會(huì)提高可靠性并更快地解決問(wèn)題。但是對(duì)于許多初創(chuàng)組織和中小型組織來(lái)說(shuō)，可能負(fù)擔(dān)不起這些費(fèi)用。

雇傭內(nèi)部團(tuán)隊(duì)意味著支付更多的薪酬、培訓(xùn)費(fèi)用、人員福利等。鑒于IT需求的不一致性，在需要時(shí)將工作外包給供應(yīng)商在經(jīng)濟(jì)方面更可行。

管理IT環(huán)境取決于定義優(yōu)先級(jí)。那些優(yōu)先考慮速度和訪問(wèn)權(quán)限的組織(例如電子商務(wù)組織)可能希望對(duì)內(nèi)部團(tuán)隊(duì)進(jìn)行大量投資，以最大程度地減少可能影響客戶的停機(jī)風(fēng)險(xiǎn)。

然而，隨著時(shí)間的推移，組織的需求可能會(huì)發(fā)生變化。對(duì)許多組織來(lái)說(shuō)，內(nèi)部團(tuán)隊(duì)和外包人員的結(jié)合提供了便利和財(cái)務(wù)穩(wěn)定性。

組織IT主管的任務(wù)可能是構(gòu)建組織的IT基礎(chǔ)設(shè)施和管理系統(tǒng)性能，而意外問(wèn)題或項(xiàng)目則可以外包給IT提供商，以免影響日常工作。

需要從新的供應(yīng)商獲得什么服務(wù)

組織可以向IT供應(yīng)商分享其抱負(fù)和價(jià)值觀，獲得提供業(yè)務(wù)增長(zhǎng)的幫助，這其中包括從節(jié)省成本到更快、更高效、創(chuàng)新的服務(wù)。

與雇用內(nèi)部IT團(tuán)隊(duì)相比，組織可以利用外部IT專家團(tuán)隊(duì)的知識(shí)和勞動(dòng)力，并且只在需要時(shí)支付費(fèi)用。這可以使中小型組織可以獲得精簡(jiǎn)其IT系統(tǒng)所需的專業(yè)技能，同時(shí)還可以完成諸如合規(guī)性之類的復(fù)雜且耗時(shí)的任務(wù)。

合規(guī)性和安全性是不斷變化的管理任務(wù)之一，可能會(huì)消耗IT資源。但是，專業(yè)的IT供應(yīng)商可以輕松應(yīng)對(duì)最新的威脅和合規(guī)性法規(guī)。

尋求重視這些關(guān)鍵業(yè)務(wù)職責(zé)的IT提供商可以使中小組織的工作更加輕松。他們可以信任自己的IT合作伙伴，以確保他們的安全性和合規(guī)性，同時(shí)又使員工有更多時(shí)間專注于主要職責(zé)。雄心勃勃的組織也會(huì)尋找與他們有共同前瞻性思維方法的供應(yīng)商合作。

有些人誤認(rèn)為IT外包是一種簡(jiǎn)單的快速解決方案或短期方法。當(dāng)出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，組織尋求第三方的幫助，一旦解決問(wèn)題就會(huì)結(jié)束合作關(guān)系。

實(shí)際上，現(xiàn)代IT外包是管理IT環(huán)境的一種有效方式，它有助于IT業(yè)務(wù)的長(zhǎng)期增長(zhǎng)。如今，越來(lái)越多的IT供應(yīng)商與組織合作進(jìn)行擴(kuò)展項(xiàng)目，其中包括構(gòu)建整個(gè)IT基礎(chǔ)設(shè)施和制定未來(lái)的路線圖。

進(jìn)行切換

溝通和交流是順利切換到新的IT服務(wù)提供商的關(guān)鍵。雙方必須就合作條款達(dá)成一致，其中包括責(zé)任、工作時(shí)間和聯(lián)絡(luò)方式。

組織從一開(kāi)始就與IT服務(wù)提供商建立共同的期望，可以更好地加強(qiáng)合作。例如，將IT服務(wù)商的工作時(shí)間設(shè)置為組織運(yùn)營(yíng)時(shí)間之外，可以最大限度地減少停機(jī)時(shí)間或?qū)T工的影響。

確定客戶經(jīng)理和關(guān)鍵聯(lián)系人，意味著組織的IT服務(wù)提供商可以像員工一樣了解業(yè)務(wù)，并作為團(tuán)隊(duì)的延伸。這樣可以使組織能夠以最小的延遲或中斷進(jìn)行。

從現(xiàn)有供應(yīng)商轉(zhuǎn)換的組織應(yīng)在其現(xiàn)有供應(yīng)商與新供應(yīng)商之間建立合作關(guān)系。這樣可以讓新的供應(yīng)商與當(dāng)前IT環(huán)境、未完成的工作和正在進(jìn)行的項(xiàng)目保持同步。

對(duì)于擁有內(nèi)部IT部門(mén)的組織來(lái)說(shuō)，定義邊界至關(guān)重要。每個(gè)團(tuán)隊(duì)都需要了解他們?cè)谀睦飺碛兴袡?quán)和自治權(quán)。這樣可以提高效率，并最大程度地減少與注銷相關(guān)的延遲。

并且一旦簽訂合同，就需要不斷地溝通。與任何業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)型一樣，在合作中也會(huì)遇到障礙，因此建議定期召開(kāi)反饋會(huì)議。

例如與客戶經(jīng)理每周召開(kāi)一次電話會(huì)議，討論未完成的工作、時(shí)間表，以及提出需要解決的問(wèn)題。對(duì)于組織來(lái)說(shuō)，重要的是要解決問(wèn)題，保持良好的伙伴關(guān)系，并減少業(yè)務(wù)中斷的風(fēng)險(xiǎn)。