如今，美國羅德島州的住戶、企業和承包商不再前往當地和州政府辦公室申請建筑、電氣和其他許可證，而是可以通過網絡在線服務一次性完成這些任務。

而2016年，羅德島州啟動了一個業務范圍覆蓋全州的基于云計算的電子許可系統，該系統通過該州與各地市政當局的電子系統連接起來。它集中并簡化了許可流程，從而加快了審批速度，改善了客戶服務，并為政府部門節省了成本。

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“在以往，許可證完全是紙質的，有些需要到當地市政廳和州政府辦公室辦理，其流程繁雜冗長。現在，這是一個完全電子化的過程，甚至可以通過手機完成。”羅德島州商務管理局長Elizabeth Tanner說。

羅德島州在過去十年中一直在擴展其電子政務服務，這項工作其中包括電子許可系統，居民和企業可以通過該系統在線申請、支付和跟蹤其許可證或執照申請的進展。這些電子許可系統利用了云計算和服務器技術提供的機會。

羅德島州信息官協會的高級政策分析師Amy Hille Glasscock說：“越來越多的人希望他們獲得亞馬遜云服務那種簡單的在線體驗，提高效率，節省時間。”

Glasscock補充說，政府機構通過自動化后端工作流程，允許代理商通過云計算以電子方式管理許可審批流程，從而更有效地實施電子許可工作。

為什么云計算是電子政務的關鍵

Tanner表示，該州多個政府機構，其中包括羅德島州管理和預算辦公室的監管改革辦公室、行政部的IT部門和羅德島商業公司合作實施了電子許可項目，以簡化許可程序，并促進經濟發展。

羅德島州對于基于云計算的許可軟件實現了標準化，該軟件托管在Microsoft Azure公共云平臺上。其試點在10個市鎮以及羅德島州消防局和建筑規范委員會實施。

Tanner說，如今，該州39個城市中有28個已經上線運營了新系統，另外3個城市將在2019年第二季度投入運行。

除了快速處理之外，電子許可系統還提供了便利性和透明度。該州居民、承包商和建筑商使用該系統申請建筑、電氣、機械、管道、移動、拆除和太陽能許可證。

Tanner說：“人們可以隨時從家里或工作場所訂購許可證，而不僅僅是在辦公時間。其流程也非常透明。他們可以在線查看進度，并看到自己的應用程序的運行情況，而不用擔心被延誤。”

對于許多司法管轄區來說，云計算已經降低了一些城鎮政府機構的年度維護成本，取代了老化的許可系統。

該州的IT部門負責人Sandy Furtado Nardozza說，該州的IT部門與各市政府合作采用新軟件，因為它們有定制的流程、費用和表單。

大多數市政當局對兩家供應商的許可軟件實現了標準化。“我們與這兩家公司合作開發與新供應商合作的數據遷移文件。這使得這個過程更簡單、更省時。”Furtado Nardozza說。

在大多數情況下，許可證只需要市政府或州政府的批準。但有些許可證同時通過地方和州政府。例如，如果市政當局沒有建筑官員或消防局長，州政府可以批準許可證。

“當申辦者在市政部門一級申請時，將會自動連接到州政府，并且可以同時通過兩種方式處理其許可證。”Tanner說。

鹽湖城減少了審批時間

在猶他州，鹽湖城的在線許可系統將審查建筑許可所需的時間減少了近一半，從2015年的114天減少到2017年的59天。

鹽湖城的城市建筑服務主管Orion Goff說，鹽湖城采用了電子許可，因為以前的紙質系統對客戶并不友好，而且經常因缺乏協調而陷入困境。鹽湖城的規劃、建筑、公用事業、交通、工程和消防部門等部門輪流審查每個申請，但這些審查并不是同時進行的。

鹽湖城的電子許可系統采用云計算和內部軟件的混合，已經改變了這一切。該市近十年前部署了電子許可系統，但每年都增加了新的功能和其他改進。如今，大約90%的許可申請以電子方式提交和審查。Goff說，如果申請人確實提交了紙質申請，政府機構會將他們掃描到數據庫中進行數字化處理。

鹽湖城每年發放大約13,000份許可證，實際上使用了三種軟件解決方案來獲取許可證：基于云計算的文檔管理系統;支持電子審查和通信的商業許可軟件;以及交互式語音識別軟件，允許申請者安排檢查他們的應用程序或檢查的狀態。

在以往，申請者提交幾份紙質申請，并將其分別提交給各個部門進行審查。現在，他們能夠以電子方式提交一份計劃，并通過軟件要求各部門同時審查計劃。Goff說：“我們有一個共享的數據庫，用于跟蹤和發布我們的所有許可證。”

他補充說，該市的IT部門還將許可證軟件與該市的金融系統聯系起來，以接受在線支付，從而提高效率。

政府機構應開發和測試電子許可系統

Goff表示，在采用電子許可系統之前，政府機構必須記錄其全部流程，以便在軟件中設計和實施實際工作流程。

科羅拉多州的亞當斯縣就是這樣實施的。在2017年1月啟動其構建許可電子許可中心之前，亞當斯縣政府花費一年時間開發和測試該系統。

該縣開通了商業許可申請業務，首先制定了業務流程。然后，該縣建立了電子許可審查工作流程，并增加了面向公眾的部分，確保用戶體驗友好。

該軟件可在生產，測試和開發環境中的九個虛擬服務器上運行。該縣已對在思科系統和戴爾服務器上運行的VMware虛擬化軟件進行了標準化。該縣應用程序開發負責人Brian Dobbins表示，所有許可數據都存儲在Microsoft SQL Server數據庫中。

在科羅拉多州亞當斯縣電子許可證中心全年在線提交的建筑許可證的比率達到87%。

“我們需要確保我們的后臺正常工作。我們不希望我們的客戶在網上申請許可發現一些問題。”亞當斯縣社區和經濟發展部客戶和流程開發負責人Andrea Berg說。

這一過程需要先申請受理，允許技術人員確保提交所有必要的文件。然后計劃審查員將文件包發送給所有必須審查申請或執行檢查的部門。這些審查者通過電子郵件和軟件獲取有關新任務和截止日期的警報。申請者可以通過電子郵件收到結果。

“在任何時候，申請人都可以登錄閱讀評論，并了解申請是否會被迅速批準，或者他們是否需要提供更多信息，回答問題或對提案進行更改。”Berg說。

自從實行電子化以來，亞當斯縣政府機構的許可審查速度提高了三倍，其審批從30天降到10天。她說：“公眾對此反應非常積極。”