數據治理定義流程正確記錄業務政策，規則和標準
定義流程記錄數據定義、與業務術語相關的業務背景、分類、關系以及實施數據治理工作必須定義的政策、規則、標準、流程和衡量策略。此流程以“發現驅動定義”的形式與發現流程階段迭代并行，同時，定義流程使發現流程更有重點和針對性。
構成定義階段最重要的流程包括：
創建業務詞匯表。此流程為獲取和共享與重要數據有關的業務環境上下文的協作流程。除了預期的核心數據實體和屬性定義外，上下文還包括規則、政策、參考數據、任意形式的注解、鏈接以及數據所有者，在此就不一一列舉了。
·確保所有人達成共識--數據架構師、建模人員、開發人員、管理員及數據使用者：業務流程所有者以及運營和戰略決策者。
數據分類。對于結構化數據來說，此流程通常被稱為元數據管理--獲取以元數據形式表示的相關支持業務和IT環境上下文。對于非結構化數據來說，在正確分析上下文環境，給內容做標記和歸類以進行相關查詢中，數據分類起到了非常重要的作用。
·有效的數據分類使業務用戶了解環境上下文，快速跟蹤信息，從而迅速應對規章遵從的需求，降低成本，提高效率，進一步了解業務和客戶。通過降低集成復雜度、提高黑盒/自定義編碼的透明度，可信數據分類使IT從中受益，并最終提高協作性、靈活性，縮短實現價值的時間。
數據關系定義。此流程在元數據(數據建模)和數據(業務層次結構)兩個級別定義數據關系、映射及層次結構。
·沒有關系的數據模型只不過是一張數據清單。定義主數據、交易數據和參考數據--以及依賴這些數據的應用程序和流程--之間預期的關系，并最終定義組織業務模型。數據層次結構(例如，組織結構、物料清單、客戶、產品、銷售、營銷渠道)是組織制定計劃，決策以及客戶關系的基礎。
參考數據管理。此流程定義和規范應用程序中或應用程序之間要使用的參考數據，以確保數據在獲取及使用中的一致性。參考數據可以包括內部管理屬性業務定義值表(如客戶類型，產品顏色)、行業標準值(如ISO3166國家標準代碼)、或行業規范標準(如GS1 GDSN數據同步代碼表)。
·通用、標準化的參考數據確保能夠進行數據的協調和匯總，并能從截然不同的應用程序、功能、地區或各代表處的共享數據中，或B2B貿易伙伴的共享數據中得到洞察力。
業務規則定義。此流程創建和記錄建立數據驗證、清洗、豐富、匹配、合并、屏蔽、歸檔、標準化等規則和政策的邏輯業務需求。這些規則既定義了機器支持的自動化流程，也定義了以人為中心的手動流程。
·當進行到實施流程階段時，業務規則是確保數據可信、安全并最終適合業務使用的關鍵。
數據治理政策定義。此流程定義數據治理驅動政策，如數據責任和所有權，組織角色及職責，數據獲取和驗證標準，數據訪問和使用，以及數據的屏蔽、歸檔、建立子集和保留。
·正確的定義、核準、宣傳以及執行這些政策，就能將企業文化發展為把數據當作公司資產來管理的文化。如果沒有這些自上而下、公司高層驅動的政策命令，將很難改變以往影響數據質量和安全性的行為。
其他相關政策調整。組織內有些其他工作可能已經體現了業務驅動或IT驅動的政策，設置如何管理和使用企業數據，只是目前還未被列為“數據治理”政策。其中包括信息安全、數據隱私、GRC、IT管理等方面的政策。
·如果一項數據治理工作是要準備研究和定義必須記錄和執行的政策，那么這項工作可從已經完成的工作開始，調整哪些政策應歸入數據治理工作，哪些政策只需認可和遵從，而哪些應該被替換或改進。
關鍵績效指標(KPI)定義。此流程定義那些用于說明數據治理工作有效性和價值的方法，如服務水平協議(SLAs)，數據質量及政策遵從操作基線衡量標準，投資回報率(ROI)和總體擁有成本(TCO)等等。
·如果沒有衡量數據治理工作價值和有效性的方法，數據治理工作將不會獲得贊助、資源、資金或優先權。
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