前面我們對統一通信項目的一些問題進行了討論，現在接著前面的文章，我們再來對這方面的內容進行補充說明。通過對專家的采訪，我們得知，統一通信項目是不能片面看待的，更多方面的內容是需要我們注意的。

與利益相關者面談

“如果準備做需求評估，我會去各個不同業務部門，并了解他們特定的業務需求，” Herrell說。 “他們與團隊里的其他同事溝通有沒有困難?遠程協作的工作人員是否很難找到對方并進行聯系?是否有員工不清楚其它團隊成員所有方位?是否需要花費一天的時間舉行一次內部電話會議?”

她說，需求評估團隊可以利用這個機會找出一些能夠贏得快速回報的戰術時機。視頻會議和遠程監控廠商推銷產品就是降低費用開支一個很好的機會。另外，高品質的視頻通信可以縮減傳統的面對面會議，并可以減少差旅開支。另外還有其他降低費用和成本的情況。”

Herrell提到電話會議的費用。公司可以停止使用服務供應商提供的內部電話會議而轉向一個新的IP電話平臺。通過桌面統一通信培訓費用也可相應降低，以前由于異地培訓導致下降的生產效率重新獲得了提升。

Yu認為與利益相關者面談比進行調查更為重要和有效。他說：“我們開展調查通常以深入采訪的方式開始，只有這樣才能對采訪對象的喜好有一個基本的了解。有了這個了解之后，再通過調查來驗證我們的假設。但我認為深入采訪確實打下了良好的基礎。”Y還進一步強調了最終用戶分類的重要性。如果評估團隊對用戶進行了正確分類，只需要采訪每一部分的幾個關鍵代表就可以。

Herrell則表示在和用戶交談時，采訪比調查更好，特別是如果統一通信項目團隊要把他們的項目推銷給預算主管。她說：“很多時候，統一通信的問題在于人們總是試圖推銷該公司的概念。如果開展調查時只是直陳技術和費用，老板會推托說沒有這方面的預算。但如果統一通信項目團隊把了解到的公司部門負責人的想法告訴預算主管，這個主管就會愿意聽。項目負責人可以介紹由于員工沒有有效的溝通和協作工具使得正在進行的各種業務流程進行不暢。項目團隊應該讓對方了解到需求評估是為了真正解決業務問題，而不僅僅是個科學項目。”

專注于業務流程，而不是勞動生產率

Herrell 提出，對公司人員進行了分類之后，就可以開始確定通過每個類別的人員所從事的關鍵業務流程。評估小組應與相關團體協商以確定關鍵業務流程，并找出障礙因素，以推進該業務流程的順利進行。她說：“個別員工提高了生產效率，減少了時間的浪費，并不能完全證明統一通信的作用，而是需要把統一通信與公司最重要的業務流程聯系起來，看是不是對業務流程有推動作用。”

Yu則舉例說：“我們為一家制藥公司工作，發現他們的銷售人員流失非常嚴重。銷售人員長期在外出差，他們一般會把自己的手機號碼留給客戶，這樣當他們離職或跳槽時，輕易地就把客戶資源帶走。”Yu提出了消除這種現象的方法：“其實可以用非常簡單的技術來解決這個問題。比如，給每個銷售人員分配單獨一個電話號碼，這個號碼屬于某銷售部門，而客戶看到的號碼則是相同的。客戶撥叫銷售人員時，只有負責他的銷售代表座席前才會振鈴。這是一個非常簡單的解決方案，大部分統一通信廠商都可以做到這一點。這樣做的結果就是提升了客戶滿意度，加快了速度，訂單量也有明顯提高。”

統一通信項目的目標是人人受益

從表面上看，部署統一通信是一個大家都非常熱衷的熱門技術。“習慣了統一的通信的人都不想放棄，” Herrell說。“人們都說現在比以前要好得多。”

她說，這只是一個假象，并非所有的人都是幸運的。 IT部門也許能從一個試點項目得到一筆資金，但是如果項目團隊不能獲得可觀的成果，大規模地開展部署并不容易。

“不做需求評估的后果必然是處處受阻，” Herrell說。 “把員工分成小組，由該小組將指令傳達給其他群組是一種發展趨勢。我認為統一通信最終將會普及，人們無需進行討論，因為使用這些工具會讓工作變得更有效。但在使用初期，你必須進行調查研究，并提出理由說明業務需求。就好像以前沒有語音信箱的時候，人們都使用便簽紙留言。今天的人們會說，不能這樣留言。但在那個時候，所有人都認為這是***的一種留言方式，而這些信息一旦丟失，人們也就失去聯系了。”