CIO浪費資金十宗罪：如何將預算用到刀刃上？
原創【51CTO.com快譯6月25日外電頭條】許多企業IT部門的CIO都懷念當年IT的黃金時代，那時候公司資金充足，IT部門或多或少浪費一些，情況并沒有那么嚴重。然而今非昔比了。如今，企業往往預算緊張、備用資金也很少，這就意味著，IT部門應該在你的上級對你“下手”之前好好做功課，認真、仔細地研究資金的流向以及能夠削減預算的地方。
本文將為你分析資金可能會悄悄從CIO指尖流出的10條主要途徑——其中一些似乎眾人皆知，但還是有不少公司正在這些方面浪費著有限的成本。你怎么樣呢？
1、浪費能源
盡管去年能源方面的開銷在下降，但從下降比率的態勢看，似乎有恢復的苗頭。對絕大多數公司來說，電費仍然是一項巨大的開支——而IT部無疑是個耗電大戶。通過采取一些節能措施，節約出來的費用會超出您的預期。
當然，大多數服務器需要7×24小時被訪問，但不意味著因此IT人員就可以大意。例如，他們往往會在什么都不做、也不需要遠程訪問的時候，讓工作站/終端繼續開著，或者使用屏保來代替關閉顯示器（我估計這兩種情況都非常常見）。如今的電源設置系統已經非常方便，IT人員已經沒有任何理由做不到這些；但總有一些IT工程師會借口需要最高性能而關閉省電功能。
當辦公室和服務器機房沒有人時應該怎么做呢？大多數人都沒有考慮到，這些細節的累積，也會有令人吃驚的成本節約。盡量多使用節能燈、購買能源之星等級設備，從長遠來看可以節省出大筆的費用。
2、為移動技術支付過高成本
對于IT人士來說，手機和移動設備就是“有趣的玩具”；但企業為此支付的設備和預算卻遠遠超出實際需求。最近的一項調查顯示，對于由公司買單的花費套餐，只有四分之一的員工使用了75%以上的金額，有幾乎近一半（48%）的費用計劃壓根兒沒人使用！在讀者看到這篇文章的時候，相當一批企業還沒有出臺有效的關于移動設備的使用策略。
3、不允許員工SOHO辦公
很多CIO和企業管理者們尚未意識到，允許員工全部或用部分時間進行遠程辦公對企業和員工雙方來說都具有顯著的成本效益。也許企業主管反對這樣安排的原因之一是無法有效監管員工，IT部門則可能會擔心遠程工作人員會面臨到安全威脅。然而隨著現代技術，例如NAP/NAC和DirectAccess的發展，可以確保遠程系統正確、安全的連接到公司局域網并提供保護。
【51CTO.com編者注：網絡訪問保護技術NAP（Network Access Protection）是為微軟下一代操作系統Windows Vista和Windows Server Longhorn設計的新的一套操作系統組件，可以在訪問私有網絡時提供系統平臺安全校驗。網絡接入控制NAC（Network Access Control）是由思科(Cisco)主導的產業級協同研究成果，可以協助保證每一個終端在進入網絡前均符合網絡安全策略。DirectAccess是Windows 7的一個全新功能，可以讓遠程用戶不借助VPN就可以通過互聯網安全的接入公司的內網，可參見51CTO.com此前文章《盤點Windows 7中增加或改進的十大安全功能》 。】
讓更多的員工在家辦公能夠節省辦公室、停車場和空調的費用，員工則可以節省服裝、午餐和交通上的支出。他們會更加享受工作，最終把額外的時間放在提高生產力上從而使公司獲益。許多與IT相關的工作，例如內部開發和網站設計，都可以采用SOHO。
4、公司員工能夠勝任的工作卻請顧問來做
有一種現象在企業中相當普遍：企業的某種管理方式已經被在員工在幾個月或者幾年之內一直詬病，并明確向企業提出改變的要求和方法；但企業卻一直置之不理，寧肯聘請一名顧問，支付幾萬甚至幾十萬美元做“研究”——最后得出和員工相同的結論。
如果你的員工具備特殊領域的專業知識，并且時間允許，為什么不把工作交給他們去做呢？相比而言，這比引進一個外部專家來說更具效益——且不說收費昂貴，單說外援搞清楚公司內部流程和具體需求的時間就是一筆不小的成本。
如果你的確需要一名顧問，那就一定要仔細核查證書和資料——雖然大多數IT顧問還是很專業的。要知道，咨詢顧問這個領域是冒牌專家最“鐘愛”的領域之一，他們會高談闊論一些專業技術，向你推薦最新最流行的技術——無論是你是否需要——或者向你推銷你壓根用不上的產品。
5、在集成商可以勝任時雇用全職員工
當然，上面一個問題并不是說要反對企業在適當的時候使用顧問和集成商，而不是一概雇用全職員工。
為了臨時性的工作而雇傭正式員工，容易使你發現你的身邊出現了很多吃干飯、無所事事的員工——因為他們壓根兒沒有足以和他們薪酬匹配的工作量。或者，你將被迫裁員，但這似乎無論對企業還是對員工都不是件痛快事兒。
在這種情況下，當您目前沒有充足的專業人才來承擔工作時，聘請獨立的承包商往往會更具成本效益。您不但可以限制承諾期限，還不必支付其它福利，如保險和休假/病假時間。還省去了與正式員工相關的稅務問題以及文件歸檔等方面的行政開銷。
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6、不必要的升級
企業經常有很恰當的理由來為軟件和硬件升級。當用戶需要用到新的操作系統或應用程序提供的功能，或者能夠使他們的工作更加輕松有效，那就有升級的必要；當現有的硬件不能運行那些你必須要用的程序時，當然有必要購買新的電腦。
但是，有些公司遵循一套“升級時間表”，即每隔x年進行系統升級、遷移到新的操作系統；或者，要在主要軟件版本發布后的X個月之后或在第一個補丁出來后立即更新；或者其他一些理由的觸發機制——很像英國維多利亞時代“不管是否有需求，每周六晚必須洗澡”的習慣。
認真評估正在使用的系統和軟件是否真的需要升級正在變得更加有意義。通常，為了節省新的許可證和行政開銷的成本——而且員工一般也可以接受并且免去了部署的麻煩——企業應該繼續堅持使用現在運行的系統，只要它還能適應現在的工作
這個原則同樣適用于服務器。有最新最強大的系統運行在最強勁的服務器上當然是件很爽的事情，但是它在生產效率、安全和其他非常重要的因素方面真的能夠發揮出完全超乎尋常的作用嗎？還是只不過為您的企業增加了一個新玩具？
7、陳舊低效的設備升級不及
另一方面，也有一些公司一門心思要把目前使用的系統壓縮榨出最后一滴！這當然也不可取。如果計算機過于陳舊，就會經常中斷、需要維修；如果服務器性能下降，往往會導致員工網絡會無法工作、客戶無法訪問企業網站，會使敏感數據處于危險之中。還有，舊的軟件經常會有安全漏洞；陳舊產品能源效率相當低下，和現代化的機器相比硬件成本反而大大增加……當出現這些問題的時候，就應該考慮投資一些資金來降低運營成本，從長遠來看其實是節省成本的。
需要提醒的是，無論是軟件還是硬件升級都已經不是“要么全部要么不做”（all or nothing）的情況了，一些部門或個人可能需要升級，而其他人還能夠有一段時間維持現狀，企業可以根據情況分別進行。同時，在進行重大升級時，比如一個新的操作系統，往往會事先推出測試版，這樣企業完全可以在真正全部部署之前檢查出一些意料之外的問題。
8、硬件超支
買新硬件可以為您節省開支，這是件大好事。但一些公司還沒有使用虛擬化來降低資本和運營支出，因為這樣就無需購買多個中檔服務器來運行Web服務、電子郵件服務、協作和通信服務等，從而為企業節省出大量的資金來購買一兩個功能更強大、可以采用虛擬化技術的服務器——類似方法，51CTO。com虛擬化頻道也曾多次介紹。這樣做不僅總資本支出較少，還可以降低成本，延長保修期。同時由于服務器臺數減少了，總用電量也會減少，運營成本往往也會下降。
一些公司浪費資金的另一種做法是，為了一個進度十分緊張的項目購買非常強大的計算設備，而當該項目結束后，您還得“供”著這臺昂貴的設備。可以代替上述方案的方法是，使用諸如Amazon的彈性計算云（ EC2 ）和類似的以云為基礎的服務（相關內容可參見51CTO.com云頻道）。這樣，企業可以依據需求購買，能夠迅速擴大或縮小規模——企業只需要為任何階段實際利用的資源繳費。
9、不能有效利用培訓預算
技術的發展是日新月異的，掌握最新技術對IT人士來說致關重要，但一些部門培訓預算的有效利用率卻很低。員工真的需要前往一個遙遠的地點進行培訓嗎？還是在本地花費更少的成本來完成培訓就可以？其實，企業可以只派一個員工代表去參加培訓，回來之后和大家分享他/她的培訓內容；還可以利用DVD或在線教學的方式縮減開支。
此外還有，培訓之后頒發的證書是否真的很有必要？認證對一定程度的知識提供了保證。在很多情況下，有認證的員工能夠增強公司聲譽，可以允許其參加供應商的合作伙伴計劃。但是也有這種情況：一些IT工程師利用公司的費用考取多個認證證書，這或許對公司來說是不劃算的——當然了，這對員工找新工作也許很有幫助。
培訓是重要的，從長遠來看受過專業培訓的員工能夠為公司節約成本。但是在預算緊張的前提下，從每次投入獲得最大的產出并盡量減少浪費或許更為重要。
10、差旅費的無謂開支
除了培訓之外，還有其他情況經常會引起差旅費的開銷，比如公司可能會要求IT部的員工去總部參加會議、給另一個分部做專題介紹，或者趕到其他地區幫助安裝設備或解決軟件問題。在如今這種資金緊張的情況下，要靈活應對這些情況，看看是否可以通過網絡會議或者遠程控制軟件來完成。遇到實在不能避免出差的情況，也可以采取多種措施節省成本，例如入住價格更為合理的酒店、設定餐費補助上限或制定每餐補助金額，以及建議員工乘坐機場巴士而不是出租車……這些措施積少成多，降低的成本也不在小數。
此外，如果出差的行程只有幾百公里，考慮到機場方面各種比較麻煩的因素，企業也可以考慮用自駕車來取代飛機。這樣既能縮短時間，還使行程變的更加舒適——當然，兩個或更多的人一起出差時節省的費用就更多了。
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原文：10 ways IT departments waste money 作者：Debra Littlejohn Shinder
