CIO 對冗長、復雜的審批程序并不陌生。每次他們想引進一個新的IT供應商時，都必須經過多級審批：采購、法務、合規等等。引進一個新的IT供應商可能需要 3 到 6 個月的時間，這段日子其實需要按分秒來講算。無論該供應商被邀請來是解決什么問題的，那些問題都會變得越來越糟糕。

與同時，這種冗長的趨勢似乎是朝著更加復雜和繁瑣的審批流程發展。這在一定程度上是由于風險的增加、隱私與合規性法規增多，但同時需要的檢查和簽字的數量也在不斷增加。

Vince Kellen 是加州大學圣地亞哥分校的 CIO。他表示，合同中與網絡安全相關的賠償條款也往往是一個癥結所在。他說，對網絡安全的要求可能因供應商而異，但對于駐扎在數據中心的服務來說，則更受關注。

最后，由于法律團隊要修改適合雙方的語言和條款，合同的談判和修訂可能需要幾個月的時間。

有時，當 CIO 克服這些障礙時，讓新的供應商投入工作可能實際上已經太晚了。專家表示，CIO 們可以采取以下步驟來簡化IT供應商的入庫手續。

1.利用自動化

德勤咨詢公司首席云戰略官 David Linthicum 說："自動化是IT部門能夠為新的IT技術供應商提供支持的最有效的武器。它可以用來自動化通常是人工操作的核心流程，如確保協議的簽署或對任何需要到現場的工程師進行審核。自動化還能確保解決合規流程，完成賬單和稅表，IT 供應商進入應付流程，包括可接受的電子發票格式和付款選項。

2.引入一個工作流程系統

入庫過程中的一個常見瓶頸是工作流程本身。許多公司仍然依賴電子郵件、 Teams 或 Slack 發送消息或其他手動提醒來發送文件、驗證信息或完成其他入庫任務。

利盟首席技術和信息官高級副總裁 Vishal Gupta 表示，利盟使用 ServiceNow 來管理其工作流程，從而簡化了入庫流程。這就消除了被手動來回所吞噬掉的寶貴入庫時間。

3.設定技術集成標準

如果供應商的技術不能集成，入庫也會花費一些時間。UCSD 的 Kellen 說，“教育界對某些形式的集成有標準，比如數據集成，這可以簡化流程。如果有事實上的行業標準，就就采用這這些標準。”

Kellen 說：“只要有可能，就推動供應商采用較新的集成技術而不是較舊的技術。”例如，這可以包括允許流數據的現代集成方法，如 Kafka 。這些技術通常比傳統 ERP 供應商流行的 RESTful APIs 成本低。

Kellen 補充說：“讓供應商采用最現代的技術和（使用）標準，可以簡化入庫過程。這通常適用于軟件供應商，但即使是今天的硬件供應商也有需要與現有技術集成的服務”。

4.對供應商進行分類

另一個加快IT供應商入庫的方法是對供應商進行分級，然后對其應用適當的審批行為。Info-Tech Research Group 和 Software Reviews 的首席研究主任 Steven Jeffery 說：“企業和 IT 部門不應該對供應商入庫采用'一刀切'的做法。作為盡職調查過程的一部分，對你的供應商進行分類或分層，將有助于確定你真正的戰略、運營、戰術、商品或一級、二級、三級供應商。”

5.預測未來的需求

雖然沒有人能夠完全預測未來，但提前預測公司的需求并盡快開始采購過程，可以意味著大大縮短入庫時間。例如，一個組織可能會與一個首選供應商聯系，并讓他們知道兩年后會有一個征求建議書。

UCSD 的 Kellen 說：“如果他們提前得到通知，他們可以做好準備，這樣就會減少延誤。這只需要公司方面做好規劃，讓供應商為你的工作做好準備。”

來源：www.cio.com

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