Python自動化辦公實戰：包含Word、Excel、Pdf和Email郵件案例
背景
想象一下，現在你有一份Word邀請函模板，然后你有一份客戶列表，上面有客戶的姓名、聯系方式、郵箱等基本信息，然后你的老板現在需要替換邀請函模板中的姓名，然后將Word邀請函模板生成Pdf格式，之后編輯統一的邀請話術（郵件正文），再依次發送邀請函附件到客戶郵箱，你會怎么做？
正常情況下，我們肯定是復制粘貼Excel表格中的客戶姓名，之后挨個Word文檔進行替換，之后將Word轉Pdf格式，然后復制Excel表格中的郵箱進行發送編輯好的郵件正常，之后附上邀請函附件，點擊發送，大概算一下，激情高昂的狀態下，這個流程快的話，大概需要1分鐘甚至更多。如果客戶只有幾十個就還好，一個小時就可以搞定，如果客戶有幾百個，上千個，甚至上萬個呢？那估計要哭暈在辦公室了。
不過別慌，Python自動化辦公，一套組合拳，使用Python自動化辦公——Word文檔替換、Excel表格讀取、Pdf文件生成和Email自動郵件發送一條龍服務安排，下面一起來看看吧！
實現過程
1）替換Word模板生成對應邀請函
這里以上面的Word模板做案例，編寫一個函數以客戶姓名進行替換模板中的<name>，一步到位。
- def get_invitation(name):
- doc = docx.Document("template.docx")
- for para in doc.paragraphs:
- if '<name>' in para.text:
- for run in para.runs:
- if '<name>' in run.text:
- runrun.text = run.text.replace('<name>', name)
- doc.save(f'./邀請函/{name}.docx')
上面這個代碼需要理解Word文檔的結構，一個文檔有多個段落，用doc.paragraphs獲取；段落中的文字用para.text獲取；一個段落中可能有多個不同樣式的文本，這些不同的樣式被稱為run，一個段落中包含多個run，用para.runs獲取，一個run中的具體文本用run.text獲取。了解了這些，再看上述代碼，是不是清晰很多呢？
2）將Word邀請函轉化為Pdf格式
這個就簡單很多了，Python自動化辦公中，一行代碼就可以實現，而且速度還十分快。
- from docx2pdf import convert
- convert(f"./邀請函/{name}.docx")
使用convert()函數可以把docx格式的文件轉換成同名的Pdf文檔。
3）讀取Excel表格中的姓名和郵箱
這里需要用到openpyxl庫了，當然關于Excel的庫還是很多的，這里以這個庫作為示例，代碼如下：
- def get_username_email():
- workbook = openpyxl.load_workbook("names.xlsx")
- worksheet = workbook.active
- for index, row in enumerate(worksheet.rows):
- if index > 0:
- name = row[0].value # 獲取表格第一列的姓名
- email = row[3].value # 獲取表格第四列的郵箱
- # print(name, email)
- # print(f"{name}邀請函正在生成...")
- # get_invitation(name)
- send_email(name, email)
上面的代碼，理解起來應該并不難，讀取Excel中的姓名和郵箱，之后傳到get_invitation()生成邀請函，之后傳給send_email()函數中自動發送郵件。實際上，這兩部是分開進行的，這里是先執行get_invitation()函數，先生成邀請函，之后再將該函數注釋掉，再執行發送郵件函數，
4）自動發送郵件
關于自動發送郵件，歷史文章中也曾經發布過好幾篇了，這里繼續用上了，一開始我也覺得挺難的，后來發現也沒有想的那么復雜，代碼如下：
- smtp = smtplib.SMTP(host="smtp.qq.com", port=587)
- # smtp.login(郵箱, 授權碼)
- smtp.login('235977@qq.com', "ruybefkipoo")
- def send_email(name, email):
- msg = MIMEMultipart()
- msg["subject"] = f"您好，{name}，您的邀請函！"
- msg["from"] = "2352180977@qq.com"
- msg["to"] = email
- html_content = f"""
- <html>
- <body>
- <p>您好：{name}<br>
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- </p>
- </body>
- </html>
- """
- html_part = MIMEText(html_content, "html")
- msg.attach(html_part)
- with open(f"./邀請函/{name}.pdf", "rb") as f:
- doc_part = MIMEApplication(f.read())
- doc_part.add_header("Content-Disposition", "attachment", filename=name)
- # 把附件添加到郵件中
- msg.attach(doc_part)
- # 發送前面準備好的郵件
- smtp.send_message(msg)
- # 如果放到外邊登錄，這里就不用退出服務器連接，所以注釋掉了
- # smtp.quit()
這里需要注意三點，其一是郵箱登錄放在了函數外邊，防止函數多次調用，短時間多次請求登錄郵箱被封禁；其二郵箱登錄里邊用的是授權碼，而不是你的郵箱登錄密碼，這里使用的是qq郵箱做示例，其他郵箱需要更改smtp服務；其三這個代碼里邊除了正文中引用了html寫法，還攜帶了Pdf格式的邀請函附件，稍顯復雜。
5）完整代碼
以上四個步驟進行拆分了，依次完成了Word文檔替換、Excel表格讀取、Pdf文件生成和Email自動郵件發送任務，這里附上完整的代碼。
- import docx
- from docx2pdf import convert
- import openpyxl
- import smtplib
- from email.mime.text import MIMEText
- from email.mime.multipart import MIMEMultipart
- from email.mime.application import MIMEApplication
- # 生成對應的邀請函，并轉存pdf格式
- def get_invitation(name):
- doc = docx.Document("template.docx")
- for para in doc.paragraphs:
- if '<name>' in para.text:
- for run in para.runs:
- if '<name>' in run.text:
- runrun.text = run.text.replace('<name>', name)
- doc.save(f'./邀請函/{name}.docx')
- convert(f"./邀請函/{name}.docx")
- smtp = smtplib.SMTP(host="smtp.qq.com", port=587)
- smtp.login('235977@qq.com', "ruybefkipoo")
- def send_email(name, email):
- msg = MIMEMultipart()
- msg["subject"] = f"您好，{name}，您的邀請函！"
- msg["from"] = "2352180977@qq.com"
- msg["to"] = email
- html_content = f"""
- <html>
- <body>
- <p>您好：{name}<br>
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- </p>
- </body>
- </html>
- """
- html_part = MIMEText(html_content, "html")
- msg.attach(html_part)
- with open(f"./邀請函/{name}.pdf", "rb") as f:
- doc_part = MIMEApplication(f.read())
- doc_part.add_header("Content-Disposition", "attachment", filename=name)
- # 把附件添加到郵件中
- msg.attach(doc_part)
- # 發送前面準備好的郵件
- smtp.send_message(msg)
- # 如果放到外邊登錄，這里就不用退出服務器連接，所以注釋掉了
- # smtp.quit()
- def get_username_email():
- workbook = openpyxl.load_workbook("names.xlsx")
- worksheet = workbook.active
- for index, row in enumerate(worksheet.rows):
- if index > 0:
- name = row[0].value
- email = row[3].value
- # print(name, email)
- # print(f"{name}邀請函正在生成...")
- # get_invitation(name)
- send_email(name, email)
- if __name__ == '__main__':
- get_username_email()
- # get_invitation('Python進階者')
總結
這篇文章基于Python自動化辦公，主要介紹了使用Python相關庫，依次完成Word文檔替換、Excel表格讀取、Pdf文件生成和Email自動郵件發送任務。程序運行之后，邀請函會自動生成，然后郵件會自動發送，速度也非常快，給幾百個、上千個客戶發送邀請函就不害怕了，如果有上萬個客戶，可能需要借助第三方平臺輔助了，畢竟一般的普通郵箱，每日發送郵箱數是有限制的。
