眾所周知，準備工作往往是一場成功的合同談判的關鍵，但是SaaS續約也有其自身的一系列挑戰。本文概述了獲得談判成功需要做的準備工作。

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隨著軟件即服務(SaaS)獲得廣泛的市場采用，許多初始交易也即將到期，因而客戶正面臨著續約談判。但是與其他信息技術交易不同的是，由于你沒有擁有應用程序的許可證，你的談判優勢會在SaaS續約時受到更大的影響。你需要考慮以下事項：

• 你是否有續約價格的保護措施，或者價格是開放談判的?
• 你是否確定了SaaS或本地遷移的選項?
• 是否有足夠的時間來進行協商和實施替代解決方案?
• 是否有足夠令人信服的業務案例來支持遷移到另一個解決方案的成本、時間和業務中斷?
• 如果你無法達成協議或選擇不續簽，你的業務將會怎樣?

許多續約談判不僅不能達到降低成本的目標，而且還對談判團隊和供應商的關系造成了巨大的損失。實際上，每一次談判失敗都不是因為缺乏談判技巧，而是因為組織沒有做好充分的準備。

雖然SaaS續約談判對你來說可能是新的事物，但SaaS提供商每天都在進行這樣的談判，并且已經有了定義良好的流程和程序。他們通常會在到期日前至少一年就開始考慮續約，以收集特定于客戶的信息，這些信息將為他們的談判策略提供信息，并確定他們的目標，包括容量擴張。他們知道所有的談判手段，并評估了自己的優勢和劣勢。簡而言之，SaaS供應商已經做好了充分的準備來推動續約談判進程，以實現他們的目標。

以下是你需要考慮的六個關鍵因素，可以幫助你的團隊做好成功的準備:

時間軸

至少提前一年開始準備。記住，如果你不能在到期前達成一個有利的續約協議，幾乎在所有的情況下，你都將被迫簽署一個對你的供應商最有利的協議。爭取和獲得高管對談判策略的支持也需要時間。此外，你優秀的砝碼始終擁有遷移到另一個解決方案的潛力。因此，在結束談判的時候，你需要有足夠的時間來讓你轉向另一個解決方案，否則，離開的威脅就沒有意義了。

在確定準備協商所需的時間時，請務必考慮組織內部的程序和審批障礙，以及SaaS解決方案的復雜性和依賴性。

談判團隊和執行發起人

在開始談判之前，你必須清楚地確定談判團隊的成員、他們的特定角色、升級點，并獲得執行發起人的批準和大力支持。你所確定的任何談判籌碼的成功與否都將被你的供應商檢驗。你的定位和論點必須是可信的，這樣才能獲得效果。

你的供應商非常了解應該如何推進典型的談判策略，并且有足夠的信心在談判中說“不”，以測試你團隊的信念。你唯一的應對方法是在適當的時候上報給你的執行發起人。執行發起人必須是有權管理預算、批準流程并且能夠在組織內影響偏離或創建新策略的人。當供應商從你的執行發起人那里直接聽到你的立場時，它將驗證你的立場，并為你的談判團隊增加可信度。

確定并優先考慮商業需求

你的職能團隊應該與你的談判團隊進行合作，以確定具體的談判需求。職能團隊的成員往往更加理解解決方案的價值，并且可以突出需要糾正的任何痛點，以最大化解決方案的價值。談判不僅應該考慮更好的價格和商業條款，也應該關注整體價值。

在談判中，用價值來表達也是一種非常有效和有說服力的方法。一定要采取一個整體性的方法來評估價值，然后明確你的條款或要求，因為這將直接提高你的整體價值實現。這可能表現為更好的定價或價格保護、改進的解決方案性能、增強的支持、開發路線圖的可見性和影響力等。優先級的劃分也很重要，這樣你就可以集中精力去實現最有價值的項目，并愿意在必要時犧牲價值較小的項目。

預測供應商的目標和態度

你的供應商不僅想要確保續訂，還會想要追加銷售或添加新的解決方案。他們的目標是實現收入的最大化。但它們也會有一些戰略目標，其中某些類型的銷售將更為重要，因為它們提供的額外利益超出了這筆交易的收入。例如，你的供應商可能剛剛開發了新的解決方案，或者正在尋求擴展到不同的地理區域。如果其中任何一項對你的組織有意義，它們就可以極大地提高你的談判籌碼。

同時也請記住，你的供應商也需要有令人信服的理由來獲得你的請求的批準。僅僅是因為你覺得你付的太多或者因為你聽說比別人的價格更高而要求降價，是不太有說服力的。如果要求合理的話，就將使你的供應商處于守勢，并將他們的注意力轉移到提供理由，說明他們為什么拒絕你的請求，而不是向他們的主管建議批準你的請求上來。了解供應商的目標和決策過程是說服他們批準你的請求的關鍵。

選擇你的大棒和胡蘿卜

確定具體談判請求的理由，以及如果你的供應商拒絕了你，你會怎么做。這超越了感情上的感受。在這里，你需要為你的供應商考慮其他選擇以及額外的機會，例如添加更多的解決方案或將他們的解決方案擴展到其他部門。簡而言之，你需要確定如果他們拒絕你的請求會給你的供應商帶來什么可怕的事情，以及如果他們答應了你的請求會給他們帶來什么好處。這就是你的供應商主管評估你的請求的背景。

此外，你還需要確定你的談判方法，是采用自上而下的方法，在管理層啟動談判，傳達期望，然后讓銷售和采購團隊協商細節，并在必要時上報，還是采用自下而上的方法，在銷售和采購層面開始談判，然后酌情上報。這取決于你的供應商關系，你的要求的性質，你結束談判的時間，以及其他因素。

溝通方法和指導方針

在你的談判團隊和整個組織中定義供應商溝通準則是非常重要的。供應商會在任何可能的地方尋求信息，并且會毫不猶豫地聯系業務經理和員工--即使你已經明確告訴供應商不要聯系他們。這些指導原則的交流將幫助你的組織避免混淆，并向供應商呈現一個統一的戰線和一致的消息。

你還需要考慮你是用一個單一的聯絡點還是一個小團隊來與你的供應商進行溝通，以及應該在口頭和書面傳達哪些信息。一種推薦的方法是使用口頭交流來定位高層次的目標、難點等，但是使用書面交流來清楚地闡明具體的定價和商業條款。有一個正式的提案談判程序是至關重要的，這樣在談判期間的任何時候都不會對每一個問題上每一方的最新提議產生懷疑。這也將極大地有助于向執行發起人提供定期的進度報告，并為他們在升級時參與談判做好準備。

記住，良好的準備工作可以為你的談判團隊注入信心，而這種信心也會在談判過程中增加成功的可能性。