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從“執行”看領度軟件和其他企業2.0以及傳統OA軟件的區別

企業動態
“執行”是企業管理中老生常談的話題。好的企業大家通常認為是“執行得好”,而那些混亂和差的企業大家首先想到的是“執行差”,于是很多企業管理者專注在提高“執行力”上,比如各種各樣的執行力提升課程,甚至外延到企業團隊的拓展課程,當然更會投入在企業管理軟件上,認為采用了管理軟件就能提升企業執行力。

“執行”是企業管理中老生常談的話題。好的企業大家通常認為是“執行得好”,而那些混亂和差的企業大家首先想到的是“執行差”,于是很多企業管理者專注在提高“執行力”上,比如各種各樣的執行力提升課程,甚至外延到企業團隊的拓展課程,當然更會投入在企業管理軟件上,認為采用了管理軟件就能提升企業執行力。

首先企業管理者會選擇OA軟件,認為采用了“辦公自動化”、理順了“工作流程”、建立起“審批和公文流轉”就一定會提高企業執行力。然而使用OA軟件不久就發現OA軟件其實就是個出差報銷或審批的工具,最多算個文件分享的平臺,遠遠達不到提升企業執行力,企業工作流程反而越來越多、越來越長,工作效率不見提高,辦事時間越拉越長……企業管理者百思不得其解:為什么我們使用OA軟件沒有提高工作效率呢?

其次企業管理者會想到打破傳統層級管理,追求組織的扁平化或矩陣化管理。當他們聽到各種企業2.0軟件時眼睛一亮,認為借助新型互聯網和智能手機、移動端軟件或許能提高企業績效,提升執行力,于是企業管理者在本就諸多軟件外再上馬最新的企業2.0軟件,認為一定能打破企業溝通障礙,加快企業執行。可是采用最新企業2.0軟件的企業管理者發現了一個悖論:越是活躍的企業2.0軟件使用者越是企業內工作比較差的。企業溝通好像沒有問題了,但工作好像也沒有加快多少,更談不上提升執行力了。

這是因為傳統OA軟件缺乏執行的過程監控(就是溝通),僅有節點的零散結果,無法實現從計劃到執行、從執行到反饋、從反饋到糾偏的全流程執行閉環管理。而諸多新型企業2.0軟件呢,雖然有執行過程的監控,也有節點的結果數據,但卻少了執行的核心――工作有效性,也就是說:諸多新型企業2.0軟件光有強大和方便的溝通來達到過程監控,缺乏執行管理的核心機制,使得執行的閉環管理缺失一環。

領度軟件在解決企業溝通(過程監控)的基礎上,引入:時間管理、工作有效性和泛項目機制,完美地解決了企業執行力問題。

企業工作就是對時間的管理,時間是否安排合理、時間是否用于重要工作、時間是否足夠成為解決工作效率的關鍵問題。就像彼得•德魯克在《卓有成效的管理者》中提到的“時間也是最特殊的一項資源。時間的供給,絲毫沒有彈性。時間也完全沒有替代品。但是對這項最特殊的、無可替代的和不可或缺的資源,絕大多數人卻都以為可以取用不竭。有效的管理者與其他人最大的區別,就是他們非常珍惜自己的時間。但是人卻往往最不善于管理自己的時間。”很多企業都會采用工時表(Timesheet)來管理項目、團隊或者個人的工作時間,雖然工時表(周報或月報)簡單易用,然而卻存在四個方面的缺陷:①、對員工的參與要求很高,必須如實填寫工時;②、與實際工作可能脫節,成為形式主義;③、主觀的成分很大,即使加上上級審核,容易忽略職責之外的工作;④、結果不準確,從而用戶體驗差,實施成本高。而在領度軟件里面的時間管理則采用了美國Bloomberg彭博公司采用的先進方法:基于工作/事件的參與,而不是事后填表;大量小的事件的時間積累有效地避免人為因素。在領度軟件里面,不用統計絕對的時間,相對的分配比例是最重要的。也就是說:考察時間的有效性不是割裂的來分析,而是放在團隊多人對比、多項目對比、多任務對比和多環節對比分析,從而客觀的分析出時間績效來。

解決了企業的時間管理,就達成了提升企業執行力的第一步。

企業的活動必須圍繞工作來進行,也就是說:企業員工的行為必須和工作相關。曾經有分析說:通常員工的5%時間看不出是在工作,15%時間好像在等待著什么,20%時間正在為增加庫存而工作,25%時間沒有實際工作,35%時間是在低效狀態下工作。表面看這個分析是在說員工的時間沒有用在工作上,其實卻說明企業員工很多活動是和工作不相關的。在領度軟件里面,所有的活動、項目、任務和文檔都是圍繞工作相關進行的,員工發表的任何文字都要求關聯到任務、項目,甚至要分享一個文件都必須選擇一個任務,領度軟件沒有其他企業2.0軟件所具有的文檔中心來允許員工任意分享,它要求員工的有效時間必須是在工作,雖然領度軟件也具有“群組”這樣相對寬松的溝通機制,但不對“群組”進行時間有效性分析,也就是說:你在“群組”里面花費的時間不計算在工作績效中。根據領度獨有的工作有效性分析,它能分析出員工在企業各工作方面所花費是時間比,從而幫助管理者甚至員工自己掌握工作時間到底花費在哪些方面、哪些項目上。

提高了工作的相關性,就達到了提升企業執行力的第二步。

領度軟件獨有的泛項目管理機制是提升企業執行力的第三步,也是最核心的一步。

很多傳統軟件或新型企業2.0軟件都缺乏:項目-任務-事件這樣三層的管理機制,在這些軟件里面的“任務”都是“待辦事項”,不是承上啟下的管理樞紐。給別人或自己安排“任務”,可做可不做,可以打個勾就結束任務,也可以自己點點鼠標按個按鈕就關閉任務,你說這樣的“任務”真能起“執行”作用?在領度軟件里,所有的任務都必須歸屬于項目,所有的活動(事件)都必須匯報到任務。你執行任務的過程不僅你可以掌握,更是任務發布者或管理者必須監督的,任務的完成和關閉必須由項目經理寫明執行結論才能完成和關閉。這樣有結束時間要求、執行方法、完成標準的任務才能真正提升企業執行力,它不同于待辦事項的可做可不做,它是企業工作的最基礎的功能。也就是說:領度軟件使用“泛項目”的三層管理機制提高了企業的執行力。

從“執行”來看領度軟件和傳統OA軟件的區別就在于:領度軟件不是固化的工作流程管理,而是從計劃安排到執行反饋的全過程監督管理。

從“執行”來看領度和其他企業2.0軟件的區別就在于:領度軟件在工作相關性和泛項目機制上達成了企業的時間管理,從而在解決企業溝通基礎之上完成了企業執行力的提升。

責任編輯:老門 來源: 中國軟件網
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