2011軟考軟件設計師知識點：基于工作流協同軟件
工作流管理系統是“一種在工作流形式化表示的驅動下，通過軟件的執行而完成工作流定義、管理及執行的系統”，其主要目標是對業務過程中各活動發生的先后次序及同活動相關的相應人力或信息資源的調用，進行管理而實現業務過程的自動化。
在企業的日常工作中，絕大多數屬于流程類工作，比如業務的分級審批工作、各類申請表單、公文簽審、業務處理等。通過現代的技術手段將企業內諸多繁瑣復雜的業務流程自動化，并對其進行有效地管理便是工作流需要解決的問題。
傳統的系統設計方式將業務流程以編碼的方式固化在應用系統中，在業務流程和組織結構發生改變的情況下，需要將系統進行重大修改，甚至重新設計。實際上，業務流程的改變是導致許多應用系統失敗的最主要的原因。
工作流管理系統的出現使得上述情況發生了改變。應用系統的開發人員通過可視化的方式分析和設計業務流程，并將各個應用模塊聯接在一起。在組織結構和業務流程發生變化的時候，能夠在很少修改甚至不修改原來應用的情況下，僅僅通過適當調整或重新定義工作流程就能適應變化了的情況。
采用工作流管理系統有以下優點：
提高系統的柔性，適應業務流程的變化，建設各類信息系統的重要工作之一就是發現用戶的工作流程，進行分析建模，并把它體現到信息系統的設計中。
企業都在隨著時間不斷地改革工作流程，使企業各部門能夠更好地發揮服務職能、提高工作效率。
提高企業工作效率，企業許多流程在自動化過程中會省去一些不必要的步驟
較好的流程控制，通過標準的工作方法和跟蹤審計，提高了業務流程的管理
跨越流程的軟件控制，使流程可以按照業務的靈活設計。
業務流程的改進，對流程的關注，使它們趨向于流暢和簡單。
企業建立以工作流為基礎的協同軟件的必要性
1、從IT規劃出發
企業信息化建設已經逐步從以前的以業務部門推動IT部門的被動式建設方式，逐漸向IT部門從整個企業的角度對IT進行主動規劃的方式轉變。被動的信息化建設方式導致的結果是在企業內部產生大量的“梅花樁”，成為企業內部的信息孤島。而主動規劃則大大改觀了這種局面，通過主動規劃，各個業務系統之間不再各自為陣，彼此孤立，互不相通，甚至重復建設了。
對于流程企業的建設，在IT規劃過程中，一個重要的目標就是“企業流程整合”，為了達到這個目標，“工作流平臺”可以說是不可或缺的。那么從IT規劃的角度，如何選擇一個適合您的工作流平臺呢?
1)是否符合短期與長期規劃的需求
由于IT規劃一般至少是對信息化進行3～5年的規劃，因此現在工作流產品時，既要考慮工作流產品是否符合短期內的業務需求，又要考慮工作流產品是否能夠滿足企業業務發展的長期需求。
短期的業務需求一般都是比較明確的，這些系統，往往都是由于企業業務發展的需要而要求必須馬上進行建設的，因此對IT系統提出的要求都非常具體。
對于IT規劃中，未來的業務需求，往往是不容易預測的。但是對于選擇工作流產品來說，這又是至關重要的。
2)支撐整個流程企業的IT運行的工作流
目前市場上的工作流產品魚目混珠，其中大部分都是一些做行業應用軟件的集成商為了自用而開發的。這一類工作流產品大多都是專門針對某一類業務系統而開發的(比如OA類)，無法應用在其它業務系統。并且這類工作流產品的易用性、功能完備性等等都得不到保證。因此這類專用的工作流是不能支撐整個流程企業的IT運行的。
而作為一個要運行在整個企業IT系統的工作流平臺，必須具有很好通用性和適應性，比如工作流平臺不僅僅能夠用于支持企業內部的OA系統運行，還要能支撐企業的業務系統。
2、從業務需求出發
工作流平臺一個非常重要的依據就是是否能夠滿足業務系統本身的需求，現代企業的業務需求有以下特點：
1)新產品新業務推出頻繁
市場是一個競爭異常激烈的市場，隨著競爭的加劇，新產品推出的頻度也越來越高。
這些新產品、新業務的頻繁推出，需要IT系統能夠以更快的速度來響應，以提高業務的敏捷性。而對于以流程為主的系統來說，工作流產品的靈活性、適應性顯得尤為重要。如果工作流平臺不能支持這種業務的快速變化，則將極大的影響企業新業務的推出，從而最終影響企業在市場的競爭力。
2)海量數據、高并發
3)業務流程跨組織
由于企業很多都是矩陣式的組織機構，因此在企業內部的公文處理流程中常常需要在不同部門之間跨部部門(包括平級和上下級部位之間)交叉、往復流轉。甚至很多行文是在不同部門的彼此獨立的系統之間進行交互的。
4)流程的靈活性要求高
企業的流程對靈活性要求非常高，同一個流程往往需要往復運行很多輪才能結束。有時在流程未能固化之前，甚至要求流程按照任意順序流轉，而不受流程本身的邏輯控制(即所謂的自由流)。
另外，對于公文審批規則、會簽、退回、批閱、督查督辦、機構的崗位設置等等都有比較靈活的要求。
5)嚴格的權限控制
企業的行文，每一步的公文處理都有嚴格的權限控制。比如同一個流程中不同的公文有的人只能看，不能審批簽字;同一個處理人員在不同的流程環節中對公文的權限也不相同。有的甚至要求某些公文只能查閱，但是不能復制到本地保留副本。這些需求都是在選擇一個工作流引擎時需要重點考察的。
6)安全保密要求高
企業中的公文流轉，由于涉及到企業機密，因此要求公文在流轉過程中，必須保證絕對的安全，不能出現被黑客非法竊取的情況。
易協智能協同管理軟件實現了業務流程的管理、控制和過程的自動化，并具有以下特點：
通過將一個具體的工作分解成多個任務、角色，通過一定的規則和過程，約束這些任務的執行和監控，以達到提高企業生產經營管理水平。
完成工作流的定義和管理，并按照在計算機中預先定義好的工作流邏輯推進工作流實例的執行。
本系統有與同類軟件相媲美的先進功能，并且具有一些符合中國國情的顯著特點，具體如下：
1)強大的工作流引擎
工作流引擎是工作流管理軟件的核心功能，主要用于負責解釋、執行各種工作流程，調度、分發和管理任務。
引擎不僅支持順序流程的流轉，而且還支持分支、并發、循環、子過程(同步、異步)、活動集等，在分支上可以定義條件，實現按條件自動流轉，條件轉移之間還可設置邏輯關系;在并發流轉中，多個活動節點可以同時激活;在某些活動節點上，也可以通過創建子過程來完成任務。
易協智能協同管理還提供自由流，并且自由流支持異步流轉。
2)工作流程的自由定義
流程編輯器提供的圖形化過程定義工具簡單、易用，使用戶在簡單的拖拽中即可輕松地完成過程定義工作，過程定義中還可以使用已經定義好的部件快速完成業務過程的定義。
易協智能協同管理已經做到任意定義單個員工、部門、事務的工作流程，并且可以定義群組的工作流程。采用流程代碼的設定方式，使系統的靈活性和擴展性大大加強。工作流程步驟不受限制，工作流程的事務不受限制。
3)表單自由定義
易協智能協同管理已經做到對任意工作流程所涉及到的表單用戶可以自己進行設計，使系統的靈活性和擴展性大大加強。
4)業務實時監控
針對業務流轉過程中的審批情況，具有相關權限的用戶可以實時進行監控。
5)靈活的組織、員工設定和權限管理
工作流管理 WFM 結合用戶管理模塊，可以快速定義和修改企業的組織結構、人員協作關系，并設定用戶的角色和權限。
6)以任務為管理線索
所有的工作，都可以分解為單項或者組合任務，每一任務可以自由設定內容。工作流管理 WFM 用戶只需打開事件任務中心，就可以查看、管理所有的待辦事宜。根據任務的執行情況，可以對任務的責任部分和個人，進行績效考評和過程改進建議。
7)多種消息提醒方式
工作流管理 WFM 中的相關消息，包括待辦任務、請示批復等消息，可以采用在線系統短消息、脫機提醒等，并將提醒和處理結果自動反饋到工作流管理數據中去。
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