2011軟考軟件設(shè)計(jì)師知識(shí)點(diǎn)：基于工作流協(xié)同軟件
工作流管理系統(tǒng)是“一種在工作流形式化表示的驅(qū)動(dòng)下，通過(guò)軟件的執(zhí)行而完成工作流定義、管理及執(zhí)行的系統(tǒng)”，其主要目標(biāo)是對(duì)業(yè)務(wù)過(guò)程中各活動(dòng)發(fā)生的先后次序及同活動(dòng)相關(guān)的相應(yīng)人力或信息資源的調(diào)用，進(jìn)行管理而實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)過(guò)程的自動(dòng)化。
在企業(yè)的日常工作中，絕大多數(shù)屬于流程類工作，比如業(yè)務(wù)的分級(jí)審批工作、各類申請(qǐng)表單、公文簽審、業(yè)務(wù)處理等。通過(guò)現(xiàn)代的技術(shù)手段將企業(yè)內(nèi)諸多繁瑣復(fù)雜的業(yè)務(wù)流程自動(dòng)化，并對(duì)其進(jìn)行有效地管理便是工作流需要解決的問(wèn)題。
傳統(tǒng)的系統(tǒng)設(shè)計(jì)方式將業(yè)務(wù)流程以編碼的方式固化在應(yīng)用系統(tǒng)中，在業(yè)務(wù)流程和組織結(jié)構(gòu)發(fā)生改變的情況下，需要將系統(tǒng)進(jìn)行重大修改，甚至重新設(shè)計(jì)。實(shí)際上，業(yè)務(wù)流程的改變是導(dǎo)致許多應(yīng)用系統(tǒng)失敗的最主要的原因。
工作流管理系統(tǒng)的出現(xiàn)使得上述情況發(fā)生了改變。應(yīng)用系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)人員通過(guò)可視化的方式分析和設(shè)計(jì)業(yè)務(wù)流程，并將各個(gè)應(yīng)用模塊聯(lián)接在一起。在組織結(jié)構(gòu)和業(yè)務(wù)流程發(fā)生變化的時(shí)候，能夠在很少修改甚至不修改原來(lái)應(yīng)用的情況下，僅僅通過(guò)適當(dāng)調(diào)整或重新定義工作流程就能適應(yīng)變化了的情況。
采用工作流管理系統(tǒng)有以下優(yōu)點(diǎn)：
提高系統(tǒng)的柔性，適應(yīng)業(yè)務(wù)流程的變化，建設(shè)各類信息系統(tǒng)的重要工作之一就是發(fā)現(xiàn)用戶的工作流程，進(jìn)行分析建模，并把它體現(xiàn)到信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)中。
企業(yè)都在隨著時(shí)間不斷地改革工作流程，使企業(yè)各部門(mén)能夠更好地發(fā)揮服務(wù)職能、提高工作效率。
提高企業(yè)工作效率，企業(yè)許多流程在自動(dòng)化過(guò)程中會(huì)省去一些不必要的步驟
較好的流程控制，通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)的工作方法和跟蹤審計(jì)，提高了業(yè)務(wù)流程的管理
跨越流程的軟件控制，使流程可以按照業(yè)務(wù)的靈活設(shè)計(jì)。
業(yè)務(wù)流程的改進(jìn)，對(duì)流程的關(guān)注，使它們趨向于流暢和簡(jiǎn)單。
企業(yè)建立以工作流為基礎(chǔ)的協(xié)同軟件的必要性
1、從IT規(guī)劃出發(fā)
企業(yè)信息化建設(shè)已經(jīng)逐步從以前的以業(yè)務(wù)部門(mén)推動(dòng)IT部門(mén)的被動(dòng)式建設(shè)方式，逐漸向IT部門(mén)從整個(gè)企業(yè)的角度對(duì)IT進(jìn)行主動(dòng)規(guī)劃的方式轉(zhuǎn)變。被動(dòng)的信息化建設(shè)方式導(dǎo)致的結(jié)果是在企業(yè)內(nèi)部產(chǎn)生大量的“梅花樁”，成為企業(yè)內(nèi)部的信息孤島。而主動(dòng)規(guī)劃則大大改觀了這種局面，通過(guò)主動(dòng)規(guī)劃，各個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間不再各自為陣，彼此孤立，互不相通，甚至重復(fù)建設(shè)了。
對(duì)于流程企業(yè)的建設(shè)，在IT規(guī)劃過(guò)程中，一個(gè)重要的目標(biāo)就是“企業(yè)流程整合”，為了達(dá)到這個(gè)目標(biāo)，“工作流平臺(tái)”可以說(shuō)是不可或缺的。那么從IT規(guī)劃的角度，如何選擇一個(gè)適合您的工作流平臺(tái)呢?
1)是否符合短期與長(zhǎng)期規(guī)劃的需求
由于IT規(guī)劃一般至少是對(duì)信息化進(jìn)行3～5年的規(guī)劃，因此現(xiàn)在工作流產(chǎn)品時(shí)，既要考慮工作流產(chǎn)品是否符合短期內(nèi)的業(yè)務(wù)需求，又要考慮工作流產(chǎn)品是否能夠滿足企業(yè)業(yè)務(wù)發(fā)展的長(zhǎng)期需求。
短期的業(yè)務(wù)需求一般都是比較明確的，這些系統(tǒng)，往往都是由于企業(yè)業(yè)務(wù)發(fā)展的需要而要求必須馬上進(jìn)行建設(shè)的，因此對(duì)IT系統(tǒng)提出的要求都非常具體。
對(duì)于IT規(guī)劃中，未來(lái)的業(yè)務(wù)需求，往往是不容易預(yù)測(cè)的。但是對(duì)于選擇工作流產(chǎn)品來(lái)說(shuō)，這又是至關(guān)重要的。
2)支撐整個(gè)流程企業(yè)的IT運(yùn)行的工作流
目前市場(chǎng)上的工作流產(chǎn)品魚(yú)目混珠，其中大部分都是一些做行業(yè)應(yīng)用軟件的集成商為了自用而開(kāi)發(fā)的。這一類工作流產(chǎn)品大多都是專門(mén)針對(duì)某一類業(yè)務(wù)系統(tǒng)而開(kāi)發(fā)的(比如OA類)，無(wú)法應(yīng)用在其它業(yè)務(wù)系統(tǒng)。并且這類工作流產(chǎn)品的易用性、功能完備性等等都得不到保證。因此這類專用的工作流是不能支撐整個(gè)流程企業(yè)的IT運(yùn)行的。
而作為一個(gè)要運(yùn)行在整個(gè)企業(yè)IT系統(tǒng)的工作流平臺(tái)，必須具有很好通用性和適應(yīng)性，比如工作流平臺(tái)不僅僅能夠用于支持企業(yè)內(nèi)部的OA系統(tǒng)運(yùn)行，還要能支撐企業(yè)的業(yè)務(wù)系統(tǒng)。
2、從業(yè)務(wù)需求出發(fā)
工作流平臺(tái)一個(gè)非常重要的依據(jù)就是是否能夠滿足業(yè)務(wù)系統(tǒng)本身的需求，現(xiàn)代企業(yè)的業(yè)務(wù)需求有以下特點(diǎn)：
1)新產(chǎn)品新業(yè)務(wù)推出頻繁
市場(chǎng)是一個(gè)競(jìng)爭(zhēng)異常激烈的市場(chǎng)，隨著競(jìng)爭(zhēng)的加劇，新產(chǎn)品推出的頻度也越來(lái)越高。
這些新產(chǎn)品、新業(yè)務(wù)的頻繁推出，需要IT系統(tǒng)能夠以更快的速度來(lái)響應(yīng)，以提高業(yè)務(wù)的敏捷性。而對(duì)于以流程為主的系統(tǒng)來(lái)說(shuō)，工作流產(chǎn)品的靈活性、適應(yīng)性顯得尤為重要。如果工作流平臺(tái)不能支持這種業(yè)務(wù)的快速變化，則將極大的影響企業(yè)新業(yè)務(wù)的推出，從而最終影響企業(yè)在市場(chǎng)的競(jìng)爭(zhēng)力。
2)海量數(shù)據(jù)、高并發(fā)
3)業(yè)務(wù)流程跨組織
由于企業(yè)很多都是矩陣式的組織機(jī)構(gòu)，因此在企業(yè)內(nèi)部的公文處理流程中常常需要在不同部門(mén)之間跨部部門(mén)(包括平級(jí)和上下級(jí)部位之間)交叉、往復(fù)流轉(zhuǎn)。甚至很多行文是在不同部門(mén)的彼此獨(dú)立的系統(tǒng)之間進(jìn)行交互的。
4)流程的靈活性要求高
企業(yè)的流程對(duì)靈活性要求非常高，同一個(gè)流程往往需要往復(fù)運(yùn)行很多輪才能結(jié)束。有時(shí)在流程未能固化之前，甚至要求流程按照任意順序流轉(zhuǎn)，而不受流程本身的邏輯控制(即所謂的自由流)。
另外，對(duì)于公文審批規(guī)則、會(huì)簽、退回、批閱、督查督辦、機(jī)構(gòu)的崗位設(shè)置等等都有比較靈活的要求。
5)嚴(yán)格的權(quán)限控制
企業(yè)的行文，每一步的公文處理都有嚴(yán)格的權(quán)限控制。比如同一個(gè)流程中不同的公文有的人只能看，不能審批簽字;同一個(gè)處理人員在不同的流程環(huán)節(jié)中對(duì)公文的權(quán)限也不相同。有的甚至要求某些公文只能查閱，但是不能復(fù)制到本地保留副本。這些需求都是在選擇一個(gè)工作流引擎時(shí)需要重點(diǎn)考察的。
6)安全保密要求高
企業(yè)中的公文流轉(zhuǎn)，由于涉及到企業(yè)機(jī)密，因此要求公文在流轉(zhuǎn)過(guò)程中，必須保證絕對(duì)的安全，不能出現(xiàn)被黑客非法竊取的情況。
易協(xié)智能協(xié)同管理軟件實(shí)現(xiàn)了業(yè)務(wù)流程的管理、控制和過(guò)程的自動(dòng)化，并具有以下特點(diǎn)：
通過(guò)將一個(gè)具體的工作分解成多個(gè)任務(wù)、角色，通過(guò)一定的規(guī)則和過(guò)程，約束這些任務(wù)的執(zhí)行和監(jiān)控，以達(dá)到提高企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理水平。
完成工作流的定義和管理，并按照在計(jì)算機(jī)中預(yù)先定義好的工作流邏輯推進(jìn)工作流實(shí)例的執(zhí)行。
本系統(tǒng)有與同類軟件相媲美的先進(jìn)功能，并且具有一些符合中國(guó)國(guó)情的顯著特點(diǎn)，具體如下：
1)強(qiáng)大的工作流引擎
工作流引擎是工作流管理軟件的核心功能，主要用于負(fù)責(zé)解釋、執(zhí)行各種工作流程，調(diào)度、分發(fā)和管理任務(wù)。
引擎不僅支持順序流程的流轉(zhuǎn)，而且還支持分支、并發(fā)、循環(huán)、子過(guò)程(同步、異步)、活動(dòng)集等，在分支上可以定義條件，實(shí)現(xiàn)按條件自動(dòng)流轉(zhuǎn)，條件轉(zhuǎn)移之間還可設(shè)置邏輯關(guān)系;在并發(fā)流轉(zhuǎn)中，多個(gè)活動(dòng)節(jié)點(diǎn)可以同時(shí)激活;在某些活動(dòng)節(jié)點(diǎn)上，也可以通過(guò)創(chuàng)建子過(guò)程來(lái)完成任務(wù)。
易協(xié)智能協(xié)同管理還提供自由流，并且自由流支持異步流轉(zhuǎn)。
2)工作流程的自由定義
流程編輯器提供的圖形化過(guò)程定義工具簡(jiǎn)單、易用，使用戶在簡(jiǎn)單的拖拽中即可輕松地完成過(guò)程定義工作，過(guò)程定義中還可以使用已經(jīng)定義好的部件快速完成業(yè)務(wù)過(guò)程的定義。
易協(xié)智能協(xié)同管理已經(jīng)做到任意定義單個(gè)員工、部門(mén)、事務(wù)的工作流程，并且可以定義群組的工作流程。采用流程代碼的設(shè)定方式，使系統(tǒng)的靈活性和擴(kuò)展性大大加強(qiáng)。工作流程步驟不受限制，工作流程的事務(wù)不受限制。
3)表單自由定義
易協(xié)智能協(xié)同管理已經(jīng)做到對(duì)任意工作流程所涉及到的表單用戶可以自己進(jìn)行設(shè)計(jì)，使系統(tǒng)的靈活性和擴(kuò)展性大大加強(qiáng)。
4)業(yè)務(wù)實(shí)時(shí)監(jiān)控
針對(duì)業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)過(guò)程中的審批情況，具有相關(guān)權(quán)限的用戶可以實(shí)時(shí)進(jìn)行監(jiān)控。
5)靈活的組織、員工設(shè)定和權(quán)限管理
工作流管理 WFM 結(jié)合用戶管理模塊，可以快速定義和修改企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)、人員協(xié)作關(guān)系，并設(shè)定用戶的角色和權(quán)限。
6)以任務(wù)為管理線索
所有的工作，都可以分解為單項(xiàng)或者組合任務(wù)，每一任務(wù)可以自由設(shè)定內(nèi)容。工作流管理 WFM 用戶只需打開(kāi)事件任務(wù)中心，就可以查看、管理所有的待辦事宜。根據(jù)任務(wù)的執(zhí)行情況，可以對(duì)任務(wù)的責(zé)任部分和個(gè)人，進(jìn)行績(jī)效考評(píng)和過(guò)程改進(jìn)建議。
7)多種消息提醒方式
工作流管理 WFM 中的相關(guān)消息，包括待辦任務(wù)、請(qǐng)示批復(fù)等消息，可以采用在線系統(tǒng)短消息、脫機(jī)提醒等，并將提醒和處理結(jié)果自動(dòng)反饋到工作流管理數(shù)據(jù)中去。
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