Peter Emmel是DeWitt Stern Group的IT經理。他所在的公司實施了一項新的電子郵件存檔系統，Peter Emmel則從中學到了寶貴的經驗。起初，這家保險經紀公司選擇了一種廉價的系統，但后來他們發現，它的功能，可靠性和支持度并不能滿足需要，這迫使公司不得不在18個月后更換設備。

DeWitt Stern Group是一家駐扎在紐約州，加州，伊利諾伊州，新澤西州和田納西州的保險經紀公司，擁有200名員工。從企業1899年創立以來，該公司業務涵蓋各種類別的保險，但最成功的是娛樂行業的服務。

在2006年夏天，DeWitt Stern Group開始為自己的微軟Exchange電子郵件系統尋求歸檔系統。這家保險經紀公司有四個服務器，并基于VMware的虛擬化軟件來分隔成幾十個系統。

DeWitt Stern Group需要更有效率地存儲大的附件，如圖片和冗長文檔。員工管理自己的收件箱，在某些情況下需要保留其所有的郵件。隨著數據存儲增長與日俱增，搜索的時間越來越長，服務器的性能也不斷降低。

這種做法的另一個問題是造成了IT部門的額外工作。用戶意外刪除重要信息的情況幾乎每天都有，IT部門不得不通過賽門鐵克的Backup Exec進行檢索找回。

新的系統方向是朝著部署電子郵件存檔，重組保險經紀公司的數據存儲系統前進的。在審查了幾個不同的方法后，DeWitt Stern Group部署了Plasmon plc的Enterprise Active Archive。這一解決方案提供DVD般的只讀媒介存儲。DeWitt Stern Group要求Plasmon plc推薦一家電子郵件歸檔供應商。最后的選擇定在C2C Systems和NorthSeas AMT上。

在一番審查后，保險經紀公司決定采用低成本的辦法：NorthSeas Guard system。其價格大約為2400美元。3月份，該產品正式啟動運行。

然而，問題很快就出現了。"我們認識到，該系統同Outlook的整合還有缺陷，因此很難為我們的用戶恢復他們的數據。" Emmel說。恢復已刪除郵件的操作非常繁瑣，用戶不得不進入另一個網頁，登錄，然后對信息恢復發出請求。

可靠性的問題也出現了。"NorthSeas系統不是一個企業級的產品。" Emmel說。

經過同供應商的反復商議后，這種情況沒有改善。"電子郵件存檔系統行業風起云涌般地出現了一些新公司，在某些情況下，他們前幾個版本的產品都有一些缺陷。"Osterman Research首席分析師Michael Osterman說。

在2008年1月，DeWitt Stern Group開始尋找其他的選擇。然而，災難恢復項目又使得這一想法被放在了次要地位。今年8月，電子郵件歸檔評價過程如火如荼地展開，該公司再次同C2C展開商討。去年10月，歸檔系統由NorthSeas轉向了C2C，花費總額18700美元。

效果立竿見影。該系統在Outlook下提供了更好的整合和更易操作的界面。DeWitt Stern Group擁有約6TB容量的存儲空間，電子郵件約占其中的600GB。該公司預計，將通過對部分文件進行離線操作的方式減少約100 GB的電子郵件存儲需求。減負很重要，該公司2008年實施了全無紙化工作，因此電子書籍的數量一直在增加。

雖然C2C系統一直運作良好，不過Emmel希望其更為完美：更好地與微軟Active Directory整合。目前，這家公司以手動方式來啟用和禁用用戶的特權。理想的情況下，該公司希望能夠將數據從目錄自動轉發到電子郵件歸檔系統。

盡管這一問題還沒解決，不過讓DeWitt Stern Group感到高興的是，現在終于有了一個企業級的電子郵件歸檔系統。