近年來，協(xié)作工具對于遠(yuǎn)程和混合工作模式來說已成為絕對必需品。這一需求在新冠疫情期間顯著增長，因?yàn)槿藗儫o法面對面交流。因此，Slack、Microsoft Teams和Zoom等工具迅速普及，使員工即便身處不同地點(diǎn)也能保持聯(lián)系。然而，這種向在線通信的突然轉(zhuǎn)變引發(fā)了許多與安全性相關(guān)的問題，因?yàn)榻^大多數(shù)員工都在家庭網(wǎng)絡(luò)中訪問敏感信息，這為潛在的數(shù)據(jù)泄露打開了大門。

協(xié)作工具中數(shù)據(jù)泄露的常見原因

協(xié)作工具中的數(shù)據(jù)泄露可能由多種原因造成，包括：

配置錯誤的共享設(shè)置：如果文件、頻道或資源的權(quán)限設(shè)置不當(dāng)，可能導(dǎo)致敏感信息暴露。例如，如果包含機(jī)密信息的文件通過公共鏈接錯誤共享，那么任何人都可以訪問該文件。默認(rèn)權(quán)限通常會讓用戶訪問他們無需了解的數(shù)據(jù)，因此會出現(xiàn)新員工被自動添加到他們尚無需訪問的各種頻道或文件夾中的情況。

無限制的第三方集成：第三方集成的問題在于，這些應(yīng)用程序可能訪問到它們不應(yīng)獲取的敏感信息，如：

? Slack或Teams中共享的私人消息、頻道或文檔。

? 員工個(gè)人信息、商業(yè)策略或?qū)Ｓ形臋n。

? 客戶數(shù)據(jù)，包括個(gè)人身份信息(PII)。

因此，如果第三方應(yīng)用程序的權(quán)限過高，它可能會將數(shù)據(jù)暴露給未經(jīng)授權(quán)的用戶。

缺乏可見性和監(jiān)控：如果無法了解數(shù)據(jù)的共享或訪問方式，就很難評估是否發(fā)生了數(shù)據(jù)泄露或違規(guī)行為。如果有人在公共群組中共享了公司敏感信息，而沒有人監(jiān)控這些活動，那么這一行為可能不會被發(fā)現(xiàn)。

人為錯誤：人為錯誤是數(shù)據(jù)泄露最常見的原因。在公共頻道或與錯誤的人共享敏感信息是最常見的錯誤，這些錯誤通常由于粗心、對設(shè)置的理解錯誤或疏忽造成。因此，教育仍然是減少這些錯誤至最低程度的最重要方式。

強(qiáng)制執(zhí)行權(quán)限和訪問控制

為避免數(shù)據(jù)被未經(jīng)授權(quán)的個(gè)人共享，用戶應(yīng)僅擁有完成任務(wù)所需的權(quán)限，不多不少。實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)的最佳方法是使用基于角色的訪問控制(RBAC)來根據(jù)工作職責(zé)授予權(quán)限，僅將管理特權(quán)限制在必要人員范圍內(nèi)，并定期審查和調(diào)整用戶角色以匹配工作職責(zé)。

隨著時(shí)間的推移，團(tuán)隊(duì)會積累未使用的頻道、過時(shí)的文件和過多的權(quán)限，這可能會帶來安全風(fēng)險(xiǎn)。為降低這些風(fēng)險(xiǎn)，建議定期移除不活躍用戶、過時(shí)文件和不必要的頻道，并使用合規(guī)報(bào)告來監(jiān)控文件共享活動和訪問歷史。

外部用戶，如承包商、供應(yīng)商和合作伙伴，如果其訪問權(quán)限未得到適當(dāng)控制，也會構(gòu)成威脅。這就是為什么在邀請他們加入Slack工作區(qū)或Teams頻道之前，管理員審批很重要。管理員應(yīng)啟用有時(shí)限的訪客訪問權(quán)限，以在設(shè)定時(shí)間后自動撤銷權(quán)限，并使用審計(jì)日志和實(shí)時(shí)警報(bào)監(jiān)控訪客活動，以防未經(jīng)授權(quán)的訪問。

監(jiān)控和記錄活動

對于Slack和Teams等工具來說，跟蹤發(fā)生的情況是數(shù)據(jù)保護(hù)的關(guān)鍵。通過實(shí)時(shí)監(jiān)控，您可以在問題變得更嚴(yán)重之前發(fā)現(xiàn)異常情況。無論是跟蹤誰共享了哪些文件、捕捉奇怪的登錄行為，還是防止未經(jīng)授權(quán)訪問敏感數(shù)據(jù)，擁有正確的警報(bào)和工具都會帶來很大的不同。

以下是在Slack和Teams等協(xié)作工具中監(jiān)控和記錄活動的一些最佳實(shí)踐：

確保在Slack和Teams中都啟用了審計(jì)日志，以跟蹤用戶活動。這允許管理員審查文件共享、消息編輯和頻道更改等操作的日志。這有助于識別潛在的安全問題或不合規(guī)行為。

配置實(shí)時(shí)警報(bào)，以便在發(fā)生可疑行為時(shí)(如未經(jīng)授權(quán)的文件訪問、共享或編輯)立即通知管理員。

留意任何異常行為，如從不熟悉位置下載文件、高頻次訪問或嘗試從不受信任的設(shè)備或IP地址訪問敏感信息。這有助于檢測被入侵的帳戶或嘗試外泄數(shù)據(jù)的行為。

實(shí)施云訪問安全代理(CASB)以增強(qiáng)基于云的工具的安全性。CASB有助于執(zhí)行安全策略、控制訪問、監(jiān)控活動并確保合規(guī)性，特別是在涉及外部應(yīng)用程序或用戶時(shí)。

培訓(xùn)員工進(jìn)行安全協(xié)作以防止數(shù)據(jù)泄露

教育用戶了解協(xié)作工具中的網(wǎng)絡(luò)釣魚風(fēng)險(xiǎn)是避免數(shù)據(jù)泄露和違規(guī)行為的關(guān)鍵。如果員工知道要留意什么——可疑鏈接、不熟悉的發(fā)件人地址和其他常見的網(wǎng)絡(luò)釣魚伎倆——他們就不太可能上當(dāng)受騙。

培訓(xùn)員工了解安全文件共享和外部通信的最佳實(shí)踐也很重要。應(yīng)鼓勵他們在共享敏感數(shù)據(jù)時(shí)使用加密頻道，仔細(xì)檢查共享文件的權(quán)限設(shè)置是否正確，并注意他們與誰共享信息，特別是外部合作伙伴。提醒用戶定期審查其訪問和共享設(shè)置，以確保只有合適的人有權(quán)訪問，這是一個(gè)好主意。

為了幫助員工更好地理解這些概念，進(jìn)行模擬安全演練是測試他們知識的好方法。模擬真實(shí)世界的威脅，如網(wǎng)絡(luò)釣魚或未經(jīng)授權(quán)的訪問嘗試，可以幫助員工練習(xí)識別和應(yīng)對安全風(fēng)險(xiǎn)，這樣當(dāng)真正的威脅出現(xiàn)時(shí)，他們會更加自信且有效。