SaaS在過去幾年中經歷了爆炸式的增長，因為供應商、思想領袖和CIO們都對這種模式所能帶來的更高效率、更低成本和更短實現時間表示歡迎。然而，在他們熱衷于兌現SaaS承諾的過程中，IT領導者往往失去了對整個企業技術堆棧的完全可視性，從而導致應用程序未得到充分利用甚至根本未得到利用。

據分析公司Gartner稱，僅今年一年，企業將在IT軟件未使用的功能上超支7.5億美元。

印度艾哈邁達巴德管理學院(Indian Institute of Management - Ahmedabad)的信息系統和戰略教授Pankaj Setia博士表示，由于企業更加關注技術，而非數字業務能力，SaaS和附加組件的大量采用將是不可避免的。

Setia博士指出，“任何IT領導者都必須考慮開發先進的數字能力，使企業變得更好。企業對業績感興趣。增強的性能通過這些功能體現出來。因此，CIO需要重新思考他們將如何構建有價值的業務能力，而不僅僅是獲得擁有更多功能的技術，這是當今CIO角色面臨的核心挑戰。”

企業軟件供應商經常強調額外功能的邊際成本(marginal cost)的急劇減少，以及這些模塊對結果的復合影響，以說服采購辦公室和采購團隊購買捆綁產品的投資回報率，而不是稍后根據需要添加功能。

普華永道印度合伙人Sudhir Kesavan表示，“企業通常試圖通過民主化訪問、強制或鼓勵使用自學模塊來確保軟件被采用。有時候，他們還會通過儀表板來‘管理’目標員工群體的使用頻率。雖然這些步驟確保了目標員工使用軟件，但它們并不能確保企業為之付費的完整功能集得到充分利用。”

無論SaaS蔓延的原因是什么，解決這一挑戰對于優化成本和提高組織內的整體效率可謂至關重要。以下是避免SaaS蔓延的重要策略。

嚴格的治理、定期審計和使用分析

IT領導者必須定期進行軟件審計，以識別和評估整個企業中所有SaaS應用程序的使用情況。

Hitachi Systems India IT高級副總裁Kamal Goel表示，“收集有關軟件采用、使用和用戶反饋的數據，以確定哪些工具真正為組織增加了價值，哪些工具未得到充分利用或冗余。這種分析將幫助組織做出明智的決定，以決定保留、降級或終止哪些訂閱。”

Goel之前所在的IT部門就對所有SaaS應用程序進行了全面的審計，結果發現多個團隊都訂閱了同一個項目管理工具，但大多數只使用了它的一小部分功能。他指出，“通過切換到一個更集中、成本效益更高的項目管理工具，并停止使用舊的項目管理工具，組織可以在不影響生產力的情況下節省大量開支。”

通常，團隊繼續依賴現有的系統和過程，而新系統中的數據和智能的質量會由此受到影響，導致其更高級的特性變得多余。

對此，Kesavan建議稱，“治理需要采取堅定的立場，完全依賴新系統提供的信息和情報，即使這會導致糟糕的決策或延誤。當團隊意識到他們的KPI將受到影響時，這種堅定立場會觸發遵從性。”

將功能映射到用戶群體并了解真正的ROI

將功能映射到員工群體以及目標員工群體中需求的頻率，可以幫助企業更好地進行談判。

Kesavan稱，“基本功能總是被大多數人高頻使用，而另一方面，一些功能總是只被高級用戶或專業群體在特定的基礎上使用。功能和用戶群的映射將幫助采購組織和采購部門有效協商合適的數量，同時還能協商合適的許可模式，例如按用戶、按計算或浮動許可。”

集中式審批流程和系統退役

根據Jubilant Bhartia group首席數字和信息官R Anand Laxshmivarahan的說法，如果企業清楚自己需要什么業務功能，以及如何使用市場領先的市場標準SaaS應用程序來實現這些功能，那就沒問題。當其他業務利益相關者(而非IT部門)自己開始這樣做時，問題就出現了。因此，IT必須積極主動地與業務合作，解決業務能力的數字化問題。

Kesavan對此表示贊同，并補充道，“數字運營模式鼓勵授權聯盟，導致特定用例軟件甚至Excel宏的蔓延，從而抑制了新系統的使用，這不僅不可避免地損害了投資回報率，還損害了安全性和單一窗格的好處。為了確保采用新的SaaS軟件及其功能以及用戶培訓等，CIO需要了解其用戶群的日常情況，然后制定正式的計劃，停止使用非標準軟件。”

為了搶占“影子”IT的先機，Goel建議企業技術領導者為采用任何新的SaaS工具實現一個集中的審批流程。IT領導者應該要求團隊證明新工具的必要性，展示其價值，并解釋它如何補充現有的技術堆棧。這種方法確保每個SaaS訂閱都與組織的總體戰略保持一致，并防止可能導致SaaS蔓延的沖動采用。

Goel之前所在公司的IT部門引入了正式的SaaS請求表單。任何想要采用新的SaaS工具的團隊都必須填寫表格，包括關于工具的預期用途、預期收益和估計成本的詳細信息。然后，該請求經歷了涉及關鍵涉眾、IT和財務的審查過程。該過程大大減少了不必要的訂閱，因為團隊變得更加注意他們的軟件選擇。

Laxshmivarahan補充道，CIO們也可以采用旨在提供可見性的技術，例如云訪問安全代理(CASB)來阻止這種蔓延。

定期審查供應商和合同

對于企業IT決策者來說，定期審查現有的SaaS供應商和合同以確保它們仍然滿足組織的需求，并與企業的目標保持一致也是至關重要的。

Goel表示，“隨著業務需求的發展，某些應用程序可能會過時或變得不那么相關。與供應商協商更好的條款，或者考慮以更低成本提供類似功能的替代解決方案。例如，一個組織發現，隨著時間的推移，他們的電子郵件營銷軟件所提供的功能并沒有得到充分利用。他們沒有繼續使用當前的供應商，而是選擇了具有更定制功能集的不同平臺，從而節省了大量成本。”

現在有一些技術可以為IT領導者提供對企業SaaS環境的完全可見性。然而，技術領導者是否利用這些技術取決于他們的工作范圍。傳統的IT領導者只定義硬件和軟件環境，只關注管理IT環境，很少使用這種技術來減少SaaS蔓延。

Setia指出，“面對SaaS的不斷蔓延，聰明的領導者有可能已經找到方法，通過利用未使用的功能，為企業創造有價值的機會，使自己脫穎而出。也就是說，CIO應該以獨特的方式思考發展數字業務能力的方法，員工也可以被鼓勵思考創造性的方法以發現有價值的東西。”