如今，現代的業務運營只有通過頻繁的文件傳輸才能實現。隨著人們在數字領域的不斷擴展和工作習慣的改變，這種做法變得更加普遍。數據傳輸雖然高效，但也會給安全性和可信度帶來風險。

識別和分類最敏感的數據

在企業的服務器傳輸任何數據之前，應該評估它對業務的影響。掃描和分類數據的軟件非常適合這項任務，它可以讓數據管理人員看到哪些文件需要移動到一個更安全的位置，還可以給有風險的文件打上標簽，這樣員工在處理這些文件時就可以格外小心。

始終進行備份

備份重要數據的重要性再怎么強調也不為過。數據在傳輸過程中可能會出現問題，或者可能會遇到硬件故障，因此企業要在適當的地方對數據進行備份，可以確保這不會影響業務運營。

企業應該將關鍵數據以多種形式存儲在多個位置，其物理存儲介質包括固態硬盤、SD卡和U盤，企業需要采取措施加密數據并保持硬盤的物理安全。

云存儲由于易于訪問和方便而受到歡迎，企業可以安全地將業務數據保存在加密存儲中。此外，授權用戶可以輕松檢測和防止加密的云計算數據被盜。即使網絡攻擊者真的竊取了數據，他們可能也無法利用這些數據做任何事情。

建立文件訪問層次結構

企業的數據具有分層結構，使用類似的方法進行數據訪問同樣有效。建立定義每個用戶的許可級別和相關特權的協議非常重要。

最基本的形式包括限制某些用戶完全訪問文件。一種更微妙的方法可以讓用戶查看文件，但不能刪除它們。企業還可以設置文件和項目的截止日期。在完成之后，訪問就會受到限制。

在企業的運營過程中，有很多新員工入職，也有一些員工離職。隨著時間的推移，許多人在企業中扮演不同的角色。文件訪問系統必須與此類事件保持同步，以便及時發布、撤銷和更改許可。

部署密碼管理系統

如果企業的密碼容易受到攻擊和竊取，那么采用的安全措施就毫無價值。密碼被盜可能導致企業的損失高達數百萬美元。相比之下，采用企業級密碼管理器的費用可以忽略不計。

方便和附加的安全性和可問責性使密碼管理器成為一種理想的選擇，企業員工喜歡采用，這是因為采用生成的一個強大的密碼比幾十個登錄密碼更容易記住。它們也使管理員更容易重置和更新密碼，以這種方式生成的密碼都是唯一且強大的密碼。即使在最糟糕的情況下，也會使網絡攻擊者對員工操作某個方面的訪問受到限制。

密碼管理在許多級別上顯著提高了數據和憑據的安全性。例如禁用離職員工的主密碼會使他們完全無法訪問。這樣一來，任何人都不會浪費時間來追蹤舊的憑證。

密碼管理器還可以提供關于每日登錄量的信息，或者顯示哪些用戶還沒有激活密碼。

利用數據保護服務

數據傳輸包括將文件從企業的網絡發送到另一個網絡。此類傳輸包含的文件是敏感的，因此事先對其進行加密是常態。最簡單的方法是使用數據保護服務，它們會自動加密和跟蹤傳輸的內容。

有些公司只提供數據傳輸服務。其他的軟件更有吸引力，因為它們提供了其他功能，可以幫助精簡企業的軟件套件。這些服務可能包括自動文件轉換、電子郵件安全或審計，他們還可能會檢查文件是否符合GDPR法規等隱私法規。

保存日志并對文件傳輸進行審核

了解誰在何時訪問了文件有助于加強安全性。例如，偶爾傳輸的文件可能是惡意的。在這種情況下，審核可以發現文件在傳輸過程中遇到的隱患，這可能會防止它們在未來成為問題。

日志包含發送方和接收方憑證以及發送時間。它有幾個目的，日志有助于滿足合規性需求，增加安全層，并導致更高效的審核。

對員工進行安全培訓

文件共享有助于日常工作的順利進行，它也可能帶來風險。使用流行的協作和第三方應用程序來共享文件和通信是很誘人的。一些員工沒有意識到相關的陷阱和風險，可能會危及企業的業務安全。

企業需要建立一個安全培訓制度，向員工傳授有關文件傳輸實踐的知識。這個制定應該強調個人責任對于維持高安全標準至關重要。然而，這樣的訓練應該是有趣的。

結論

確保在線傳輸過程中的數據安全是企業的首要任務。網絡攻擊的數量正在增加，但企業并非無能為力。將有效的安全實踐落實到位為成功傳輸數據奠定了基礎。簡化這些程序，并對員工不遵守這些程序面臨的風險進行教育，可以保證這一點。

認真處理數據傳輸安全的業務表明了完整性，企業將其安全工作透明地傳達給員工和客戶可以建立信任，并使良好的實踐可持續。