Office 2013：IT人員必須了解的各項新特性
譯文【51CTO快譯】憑借Office 2013與Office 365，微軟公司邁出了向云時代挺進的堅定步伐。
之前我們已經對Office 365消費者預覽版進行過評測，該版本分為四大主要組件，能夠直接與微軟云服務協作。不過由于本文的目的是幫助IT人員了解新特性，因此我們選擇了Office 365企業預覽版，其特性能夠更好地滿足中型乃至大型企業的需要。在企業預覽版中，微軟為用戶準備了Word、PowerPoint、Excel、Outlook、Access、OneNote、Publisher、InfoPath以及Lync客戶端。除此之外，企業還能夠使用Exchange Online（包括新的歸檔機制與法律保存功能）、SharePoint Online以及Lync Online。
在預覽版中，管理員能夠創建25個用戶賬戶，每個賬戶都擁有在五套不同系統上安裝Office應用程序的權限。微軟目前尚未正式公布新版本Office產品的售價或擴展標準，但已經正式投付使用的Office 365可能值得借鑒，其用戶支持數量超過五萬個，且每月每用戶平均費用為8到22美元。頂級企業購置方案則包含了Office 2010專業增強版，允許每位用戶在五臺設備上進行安裝。
不僅如此，我們還測試了傳統的Office 2013專業增強版客戶端軟件，微軟規定用戶只能將其安裝在一臺設備中。我們還曾經將2013版本的Exchange、SharePoint以及Lync安裝在虛擬機環境中的Windows Server 2008 R2系統上。我們使用的客戶機硬件配置相當復雜，既有臺式機又有筆記本，品牌也分聯想和戴爾兩種，但都使用Windows 7企業版系統。另外我們手頭還有一臺安裝了Windows 8發布預覽版的聯想X220平板設備。
點擊即運行
新的Office 365服務與Windows 8系統的用戶界面一樣頗具時代感，整個控制板面清新整潔，令人心情舒暢。不過這款軟件顯然并未完成竣工，不同區域在外觀及操作感受方面都存在嚴重差異——主控制臺與Exchange Online服務就是如此，看起來根本不像同一款應用中的組件。盡管仍有瑕疵，但與Office 365的早期版本相比，現在它已經明顯完善了許多。我們能夠輕松添加新用戶、分配軟件授權許可并監控各項服務的運行狀況。
這一次微軟為Office 365配備了“點擊即運行”機制，這是一種流媒體及虛擬化技術，能夠讓產品的安裝過程幾乎完全隱藏起來。在Office 2010中，該功能只存在于單用戶版本當中，但在Office 2013這邊，點擊即運行機制在Office 365托管服務的支持下已經能夠作用于大企業的規模化部署。
這種新機制的普及給我們帶來了諸多便利。首先，用戶體驗得到大幅提升，員工幾乎不用等待就能立即使用應用程序。要創建Word文檔，我們原先必須下載體積龐大的安裝文件，但現在只要連通Wi-Fi網絡，一分鐘不到客戶端就下完了。即使是功能強大的Office完整套件連下載帶安裝也用不了五分鐘。
其次，由于點擊即運行是通過虛擬化技術在獨立環境中運行Office產品，因此我們完全可以將Office 2013套件與Office 2003、2007以及2010等版本搭配使用。對于IT部門而言，點擊即運行機制所帶來的最大優勢正是Office 2013從微軟官網實時下載并安裝軟件內容的特性——這意味著所有數據都會根據官網上的最新版本更新，我們再也不用擔心種類繁多的補丁與服務包了。
那么內部安裝要如何處理？我們的技術團隊可以利用微軟System Center配置管理器等常用軟件管理工具保證Office產品點擊即運行以及MSI（Windows安裝向導即以此為基礎）效果的順暢。舉例來說，點擊即運行與MSI都可以使用同一套組設定策略來處理安全問題或者插件。
內置DLP
在Office 365中設置好用戶并完成Office套件的安裝工作之后，我們就該看看Exchange管理員中心（簡稱EAC）的情況了，這是一款以Web為基礎的管理員界面。Windows 8帶來的新型操作模式及UI大幅度減少了我們花在管理現有郵件系統及新功能上的時間。舉例來說，我們能夠輕松創建能訊組，并為所有從企業內部發送出去的消息添加免責聲明。
一般來說，企業技術團隊還是習慣于使用臺式機上的鼠標與鍵盤組合來瀏覽服務器界面，然而Windows 8與Office 2013所使用的全新UI使得觸控式操作效果拔群，因此我們在使用Windows 8測試版系統的平板設備上同樣能輕松完成工作。
不過Exchange 2013中最令我們贊賞的部分還是其卓越的安全性以及合規功能。內置的防御體系能夠有效對抗病毒與垃圾郵件、防止數據丟失（簡稱DLP），同時管理各種服務功能。雖然內置機制很難像第三方插件那樣具備高度靈活性，但實際執行效果也相差不遠。
舉例來說，新的DLP功能使我們得以快速創建政策，用于檢測郵件中的身份識別信息及財務信息；Outlook中的PolicyTips則會將所有與有關管理政策相沖突的狀況收集起來，以通知的形式遞交給信息發送者，這能夠有效防止敏感數據泄露事故。內置政策以PII及PCU等監管標準為基礎，雖然規則內容有點匱乏，但安全人員完全可以根據需求創建自定義管理策略。
合規管理人員可以使用新的Exchange eDiscovery Center對Exchange、SharePoint以及Lync中的數據進行評估。在測試中，我們需要創建一條查詢指令、搜索特定郵箱郵件中的某些關鍵字，并保證這些郵件只保留一定天數之內的數據。
存儲管理永遠是工作量最大、燒錢最狠的企業項目，而Exchange 2013則在這方面表現優異。對于消費者來說，微軟的SkyDrive云存儲可以說是云存儲方案中的首選。但企業用戶往往很少使用該方案，因為企業需要遵循嚴格的安全規則并按照法規要求開展工作。考慮到這些情況，Exchange 2013允許我們通過Exchange歸檔、超大郵箱以及保存策略功能將所有數據保存在同一位置。
其工作原理如下：文檔存儲以及版本管理由SharePoint負責，而消息則由Exchange處理。在我們的測試中，整個分工過程明確而順暢、毫無斷裂生澀之感。舉個例子，使用超大郵箱的用戶能夠將電子郵件保存在主郵箱中或者將消息以歸檔形式整理并加以存儲。之后我們再創建一套保存策略，以五年為期限保留其間出現的所有電子郵件。
SharePoint的改進
在SharePoint 2013中我們同樣發現了大量顯著改進（我們通過虛擬服務器設置對其進行了評測），但不足之處仍然存在。所謂不足是指令用戶感到無所適從，SkyDrive專業版正是其中最嚴重的麻煩之一。它基本上是在新名頭下包含了SharePoint Workspace 2010中的所有功能，我們可以通過它實現個人SharePoint文檔庫向桌面系統的同步任務。如果大家在工作中需要經常性地將文檔資料遷移出來，那么這項功能絕對非常貼心。但如果您的企業允許同事之間彼此共享文件（通過為文檔及文件夾設置訪問權限，也能完成高效的資料傳遞工作），那么這項功能就徹底淪為雞肋了。我們感覺比起現在這套略顯多余的機制，傳統的SharePoint文檔庫在協作方面的表現更加優秀。
拋開以上略有些刻薄的批評，SahrePoint 2013還是帶來了很多值得我們大加贊賞的新功能及改進之處。與Office 2013中的其它組件一樣，它也采用了簡潔的用戶界面，使得任務處理變得更為便捷——無論是用戶還是管理員都能從中受益。舉例來說：當我們創建并發布網站時，SharePoint 2013會清晰地顯示出結構信息及視覺設計選項，這使得我們能以約75%的時間完成與SahrePoint 2010完全相同的功能性網站制作工作。
熟悉的工具欄仍然存在，這樣已經習慣于使用SharePoint 2010的技術人員完全可以在不進行任何額外培訓的前提下順利上手。然而視覺元素上的守舊并不代表新功能有所缺失。制作人員現在可以從Word文檔中直接將內容復制到不同類型的SharePoint Web組件中，程序還會自動提示HTML中存在的語義錯誤并加以標注——在強有力的輔助機制下，網站開發人員得以輕松完成設計工作。
當我們進行視頻上傳時，程序會自動創建一套視頻預覽縮略圖，這個步驟在之前的版本中需要手動完成。另外，我們可以在HTML區域中插入iFrame元素，這樣就能直接顯示來自其它站點的內容映射。而圖像再現功能將自動為網站的各個區域生成尺寸合適的圖像，我們可以將大尺寸圖像用于文章中、小尺寸圖像則用于內容標簽——而這一切都不需額外操作，只需上傳一次源圖片即可。
SarePoint系列版本向來有個老毛病，那就是在處理跨國網站或者企業內部網站時缺乏必要的靈活性。而根據我們的測試，微軟公司無疑已經意識到了客戶的不滿之聲，并將全球化需求納入產品設計考量。在SharePoint 2013預覽版中，變化功能已經發生轉型，現在專為多語言網站服務。當我們創建一套日文變化時，SharePoint會復制我們的英文源網站，并根據瀏覽器中的默認語言設置將訪問者重新定向至日文版網站。該系統同時還將保存一切我們對英文源網站所做出的變更，并將內容同步至變化當中。但這還不算什么，SharePoint 2013最值得稱道的是允許我們選擇日文網站中的特定部分以進行人工翻譯，而其它部分則采用機翻。
另外值得一提的是，微軟代號為“Napa”的全新Office 365開發工具集同樣可以用于SharePoint應用程序的開發工作。這些應用程序（被稱為‘Agaves’）能夠在云端托管、通過微軟軟件商店發布或者透過內部應用程序目錄進行分發。Napa編碼工作在瀏覽器中即可完成，而且我們可以使用HTML、客戶端ASPX、CSS以及JavaScript等來進行編程。我們完全可以花幾個小時編寫一款與外部數據庫相集成的SharePoint應用程序，然后利用企業內部應用目錄將其分發到同事們手中。如果項目本身比較復雜，大家也可以利用Visual Studio進一步雕琢自己的程序代碼。
Lync 2013服務器及客戶端都保持了與Office 2013其它組件完全一致的使用體驗。與Lync 2010相比，2013版本并沒有加入太多新的管理員功能。不過企業用戶主動嘗試通過Skype與其它合作伙伴溝通。此外，我們能夠在會議中使用多段視頻流。而在Lync會議中加入OneNote記事簿創建與分享功能使得員工的工作效率大大提高，因為我們記錄下的關鍵信息能夠立即向所有與會者實時發布。
Office 365以及Office 2013都表現出了極大的發展潛力。除了新的、更富時代感的外觀及重要功能改進之外，它們還承載著微軟公司未來的發展愿景——向云時代邁進的野心。換句話來說，微軟已經創建出一條明確的道路，希望借此指引企業循著方向抵達適合自己的云彼岸。我們可以在自己的數據中心里安裝Exchange、SharePoint以及Lync——并為擁有傳統終身制Office授權許可、堅持使用上述基礎設施的用戶提供支持。Office 365基于同樣的服務器技術——所以無論采用哪套方案，員工都能在不同的Office版本之間獲得良好的兼容性。
不過在我們看來，問題的真正核心在于企業會不會買這種新模式的賬。而且即使微軟的新思路獲得了大多數企業用戶的支持，整個構想要真正實施還是要再花上幾年。
原文鏈接：
http://www.networkworld.com/reviews/2012/082012-microsoft-office-test-261612.html?hpg1=bn
