六種措施 全面保護OFFICE文檔安全
OFFICE文檔是我們辦公中使用最普遍的文檔格式之一，它里面存儲內(nèi)容一般都是涉及公司或個人的重要內(nèi)容，在很多情況下是禁止別人修改或者查看的。那么如何才能做到這一點呢？其實，合理運用OFFICE軟件本身的一些設置即可較好的滿足大家的要求。下面我們就以Word 2003為例向大家介紹具體的做法。
一、設置保存密碼
使用密碼對文檔進行保護，是一種最常用的做法。密碼保護一共分為兩層，即打開權(quán)限密碼和修改權(quán)限密碼。對文檔設置密碼一共有兩個地方可以進行，操作都比較簡單。如果該文檔是初次保存，那么我們就可以在打開“另存為”窗口設置保存位置和文件名時，單擊“另存為”窗口右上角的“工具”按鈕，在彈出的菜單中選擇“安全措施選項”命令打開“安全性”窗口，在這里我們就可以分別設置“打開文件時的密碼”和“修改文件時的密碼”了，建議大家不要將這兩個密碼設為同一個內(nèi)容。
如果文件初次保存時沒有設置密碼，那么也沒關(guān)系，我們只需要打開“工具”菜單下的“選項”命令，將打開的“選項”窗口切換到“安全性”標簽，在這里同樣可以設置打開和修改權(quán)限密碼。
對于擁有打開權(quán)限密碼，那么在打開受保護的文檔時，該文檔是只讀屬性，如果對進行了修改，那么只能換名存盤，不會影響到原文檔的內(nèi)容；如果擁有修改權(quán)限密碼，那么就表示對文檔擁有了完全控制權(quán)。
二、防止文檔屬性暴露信息
即使我們對文檔進行了加密，但是還不能保證肯定安全。因為當我們在建立文檔時如果先輸入文檔的內(nèi)容，然后再保存時，那么就會在文檔屬性的“摘要”標簽中顯示一些個人信息。對此，我們只需要在資源管理器中打開該文檔的屬性窗口，將其切換到“摘要”標簽，然后將標題、主題、作者、備注等信息全部刪除，或者填寫一些無關(guān)緊要的內(nèi)容。
其次，我們也可以直接在文檔中打開“工具”菜單下的“選項”命令，然后在“安全性”標簽中把“隱私選項”下的“保存時從文件屬性中刪除個人信息”項選中即可。
三、保護文檔
在Word 2003中還給我們提供了一個“保護文檔”的實用工具，借助該工具就可以限制非法用戶對文檔格式和內(nèi)容進行隨意修改。
要啟動文檔保護，只需要打開該文檔，然后單擊“工具”菜單，選擇其中的“保護文檔”，這樣就會在當前編輯窗口右側(cè)多出一個“保護文檔”編輯區(qū)域。在該區(qū)域一共分為三部分：其中第一部分“格式設置限制”主要是防止非法用戶對文檔的格式進行修改，對此我們只需要選中“限制對選定的樣式設置格式”選項，然后單擊“設置”按鈕，在彈出的“格式設置限制”窗口中設置禁止用戶修改的格式類型，例如字體、字號等格式；第二部分則是“編輯限制”，這可以防止別人隨意修改文檔的內(nèi)容，選中“僅允許在文檔中進行此類編輯”，然后在下拉菜單中選擇用戶可以進行的操作，例如“批注”，這樣就可以避免別人隨意修改文檔原來的內(nèi)容，只能添加或修改批注的內(nèi)容了。
做好上面兩項保護內(nèi)容后，我們只需要單擊第三部分中的“是，啟動強制保護”按鈕，這樣即會彈出密碼設置窗口，設置一個保護密碼，這樣在沒有密碼的前提下文檔將處于保護狀態(tài)。如果要對文檔進行修改，只需要再次打開“工具”菜單，選擇“取消文檔保護”命令，在彈出的窗口中輸入預設的口令即可。
四、防止別人偷窺
防止別人偷窺除了上面介紹的加密保護之外，我們還可以使用一些更加巧妙的方法。因為加了密碼，別人可以借助專業(yè)的破解工具來破解，而換一個思維進行加密有可能啟到出其不意的效果。
打開“編輯”菜單，選擇“全選”命令將文檔全部選中，然后將其全部設為“白色”，這樣由于文檔背景色也是白色，別人打開看到的也只是空白一片，以為這只是一個空白文件。當然，為了提高安全性，我們可以在文檔中插入一些不相關(guān)的圖片，這樣偷窺者就不會因為文檔體積的變化起疑心了。
當然，這種方法屬于出其不意的操作，為了提高其操作的安全性，我們還可以在這個方法的基本上再做一些改動。
打開“工具”菜單，選擇“宏”下的“錄制新宏”，在打開的窗口中單擊“將宏指定到”中的“鍵盤”按鈕，將鼠標定在打開的窗口“請按新快捷鍵”中，按下鍵盤上一個指定的快捷鍵，例如Ctrl+1，再單擊“指定”按鈕將其添加到“當前快捷鍵”列表中，單擊“關(guān)閉”按鈕返回主窗口，把文檔全部設為白色，做好后單擊宏錄制工具欄上的“停止錄制”按鈕。
這樣別人若不知道我們設置的快捷鍵將無法成功修改文檔的顏色，而我們自己要修改時，只需要在修改前按下設置的快捷鍵即可。
另外，為了提高安全性，建議大家取消文檔中的段落標識。其方法是打開“工具”菜單下的“選項”命令，在“視圖”標簽中取消“格式標記”下的“段落標記”項即可。
五、宏安全
為了防止宏病毒對文檔造成侵害，我們有必要對宏病毒提供警告保護。
打開“工具”菜單，選擇“宏”子菜單中的“安全性”命令，在這里我們就可以為其指定一個安全級別。建議大家至少使用中、高級，不要使用低級。
六、防范意外損壞丟失
對OFFICE文檔提供保護，不僅僅是在保密上下功夫，除此之外我們還必須應付一些意外情況，例如文檔損壞或斷電丟失。
對于這些意外情況，只要我們事先做好防范，同樣可以將損失降到最低點。打開“工具”菜單下的“選項”命令，切換到“保存”標簽，首先選中“保留備份”和“允許后臺保存”兩個選項，這樣在我們保存原文檔的同時，程序會自動生成一個WBK為后綴名的備份文檔；其次為了防范斷電、死機等意外情況的發(fā)生，我們還需要在“保存”標簽中選中“自動保存時間間隔”，同時設置一個間隔的時間。這樣即使出現(xiàn)意外文檔沒有保存，也不用擔心內(nèi)容的丟失。
合理運用上述方法，相信一定能夠保證你文檔的安全。
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