Lotus開發與應用經驗淺談
正如GE前任CEO，Jack Welch所說，"An organization's ability to learn and translate that learning into action rapidly is the ultimate competitive advantage"（一個組織機構獲取知識以及快速將知識轉化為行動的能力是其最終的競爭優勢）。 當今世界，知識更新的頻率不斷加速，堅持終身學習，個人才能通行于新世紀；創建學習型組織，一個組織的事業方能可持續成長。21世紀是知識經濟的時代，信息與知識是企業不斷發展壯大所必須的重要資源，各類知識/信息管理軟件和應用系統因而也應運而生。ERP、CRM、KM、BW等等風起云涌，在中國乃至世界IT界發展得聲勢浩大、如火如荼。如何讓企業員工在分布式的環境中協同工作？如何建立企業知識門戶？如何把眾多的應用系統集成到一個統一的知識應用/信息管理平臺？……這些問題也逐漸成為業界人士關注的焦點。IBM Lotus提供了Domino/Notes、Workflow、Domino.Doc、K-station、Sametime 等一系列產品，是企業知識/信息管理的好幫手。筆者曾從事Domino/Notes開發與系統管理以及Domino.Doc應用一年余，然后轉戰ERP實施，最近又在做Lotus與ERP的集成，在此，謹以自己對Lotus的一些心得與體會與全國各路的Lotus大俠切磋交流，敬請指點。
一、關于Lotus Domino/Notes開發
盡管Lotus 提供了Workflow這樣一個開發工作流應用的強大武器，但是仍有較多使用Lotus的企業仍然停留在運用Domino/Notes開發工作流的階段，出于較多原因筆者所在的公司亦如此。不過，運用Domino/Notes亦能開發出高質量、運行效率好的工作流，包括非常復雜的工作流應用。筆者曾接觸Rational公司的ClearCase/ClearQuest軟件，并且，參與運用ClearQuest開發適合本公司研發中心的缺陷更蹤/管理。用過Rational公司產品的人都知道，ClearCase確實是一個非常好的、值得推崇的項目版本管理工具；筆者在此也無意詆毀Rational 的ClearQuest，但是，它的應用成本（指價格）如同Rational軟件的應用功效一樣聲名卓著。并且，ClearQuest缺陷更蹤/管理的實質就是一個工作流，筆者可以理直氣壯地說，運用Lotus Domino/Notes開發出來的類似流程絲毫不比它遜色。如果開發時將表單內的表格設計成TAB形式（即標記的表格），"幾乎沒有較大差別"，筆者的同事如是說。但兩者的成本不可同日而語。有興趣的大俠不訪一試，看小子所言是否有不實之處。
筆者運用Lotus Domino/Notes開發了一段時間的工作流后，一時技癢，欲改變本公司的OA。原狀是，OA初始界面為一楨圖片，上面三個矩形圖框分別鏈接"辦公管理"、"項目管理"、"公告信息"三大模塊，每個模塊又是一楨圖片，上面有若干小圖鏈接至各個數據庫。筆者乃Coding（編程）人員出身，并非專業平面設計人員，而每次增減一個數據庫就要在圖片上大動干戈，然后再把數據庫一個個掛上去，時間一久，難免嫌麻煩；況且，眾多的數據庫僅僅分為三個模塊不甚合理。筆者的做法為：利用Domino/Notes提供的bookmark.nsf，將其改頭換面，將數據庫合理劃分為一級、二級目錄下的應用，掛在表單DefaultBasics 的操作上，這樣，用戶點擊二級菜單，就可以直接進入相應的應用。
這種方法還帶來一個好處，原先用戶初次使用某個數據庫，會出現安全性警報，用戶需在"用戶慣用選項"中作"安全性選項"操作，每個數據庫初次使用都如此。改版后，只要用戶對其中的任意一個數據庫進行此番操作，然后再使用其它數據庫，此提示遂不復有。但是，利用了bookmark.nsf后仍然存在一個問題，用戶初次登錄OA后，仍需?quot;將xx數據庫打開，在工作臺上將其圖標移至左側小圖標區內并將其設為首頁"這些動作。筆者的理想是，用戶只要會使用Microsoft Office，就會使用OA，即初次登錄OA就彈出此界面，毋需指導其做上述操作。顯然，重新設計后的OA是沒有達到這一標準的。筆者嘗試將bookmark.ntf也就是其模板文件也作了相應修改，仍然不能成功，不能不說是一憾事。
此外，筆者開發數據庫的經驗是，可盡量使用服務器上的模板，這樣又省力，開發出來的數據庫界面又美觀。當然，你還可以把你自己開發的值得炫耀的數據庫也作成模板，以后也可以利用起來，多快好省。
二、關于Lotus Domino/Notes系統管理
Lotus Domino/Notes系統管理，也就是Domino/Notes 的Administration, 筆者曾有過升級和合并的經驗，愿與眾位探討。
去年的九月，筆者所在部門將Lotus 從4.6升級至5.3，同時服務器更新。當時采取的方案是，新舊系統并行運作一段時間后，觀察新系統運行良好，停用舊系統，新系統正式啟用。此方案的初衷當然是為了確保系統運行的穩定，但實質上，弊端多多。首先，由于新系統采取的是新的驗證字，系統管理員必須為每個用戶重新注冊ID文件，當然，這個工作結合NT客戶管理很快能完成，問題在于，服務器隨機生成的口令要發到每個用戶手里，這是一個多么大的工作量；如果為了減少工作量，將這些口令群發或者交給專人轉發，安全性又如何能得到保證呢？其次，在新舊過渡階段，必須告訴用戶如何進行設置，如何在兩種不同的場所中切換，以使用兩個不同的系統。用戶并非Lotus專業人員，他們覺得這樣做很麻煩，某種程度上喪失對新系統的信任感，一旦對新系統有了這個印象，以后的推動工作就會難以進行。有過項目實施經驗的人也許會有同感吧。實際上，筆者更傾向于另一種方案，即：一旦作好升級的準備工作，將所有的ID文件，幾個重要的數據庫文件和其它應用數據庫拷貝到新系統中，以及其它事宜準備好，在某個特殊時段（這個時段用戶不使用Lotus）停用舊系統，啟用新系統。這個方案看似風險更大，實則不然，因為如果作好了升級的充分準備，就不會有大的問題；萬一有了大的紕漏，仍然可以再使用舊系統，將新系統停用做調整檢查。而所有這些操作，用戶卻不會有什么感覺，他們在Lotus上的操作不會受到絲毫影響。當然，系統升級對于Domino Administration來說，總歸是一件大事，兩種方案各有利弊，參與者的想法也是見仁見智，筆者的意見僅是一個參考而已。
再說合并一事。筆者以前供職的研發中心有一OA，公司總部另有一套OA，用的也是Lotus。一家怎有二主，雖然是歷史原因，也需我輩來解決。這個做起來略嫌費時，說起來就很容易了，先完成兩個組織的交叉驗證，再建立一個目錄服務數據庫，最后做一個目錄編目就大功告成了。Lotus提供了豐富的聯機幫助文檔，并且是中文的，耐心看看就OK了。 ##
三、關于Domino.Doc應用
Lotus Domino.Doc是文檔管理解決方案。它用文件庫、文件室、文件柜等形象地模擬現實環境中文件的存放，易于理解，便于操作；支持分布式文檔管理，并能控制文檔的整個生命周期--撰寫、評閱、審批、分發和歸檔；提供了簽入/簽出機制，確保文檔編輯和修改過程中的完整性和一致性；設置了存取簡要表保證文檔的存儲安全；支持多種瀏覽方式，包括WEB方式和Windows Explorer方式，適應用戶存取文檔的種種不同習慣……總之，優點多多，尤其是對于管理員來說，掌握它的使用也屬易事；并且，還可以從designer端對它進行分析、理解、學習、修改。不足之處在于，用戶用Domino.Doc對文件操作只能逐一進行，要想實施整個文件夾范圍內的遷移，目前的Domino.Doc版本是不可能實現的，這是迄今為止筆者進行Domino.Doc推廣實施過程中遭遇的最大障礙，也是用戶對Domino.Doc最有異議的地方。如果往后的Domino.Doc版本能夠解決這個問題，那么，它可以堪稱是較為完美的文檔管理解決方案，并且，以它來代替傳統的Windows文件夾共享管理也指日可待。畢竟，無論是從安全、可靠方面考慮，還是從文檔流轉、檢索查詢的角度，前者具備的優勢是后者無法望其項背的。
四、關于ERP與Lotus集成
近年來，ERP因其將人、財、物、產、供、銷等企業資源連接成一個完整的信息系統，實現企業資源合理、有序地利用、分配、管理而席卷中國大地，大凡知道"信息系統"這一概念就知道有ERP。一時間，SAP、ORACLE、金蝶、用友等公司開發的ERP也紛至沓來，在中國IT界竟相粉墨登場。筆者所在的公司選擇的就是SAP R/3。實施ERP帶來的好處此處不提，單說其中HR（Human Resource）部分。一般來說，PP（Production Plan）、MM（Material Management）、SD（Sales & Distribution）等模塊企業都有一套相應的標準，唯HR是個例外。不僅國內外管理方式迥異，就是國內同一行業，基本也無一個標準的管理模式，甚至同一集團、企業內也可能會有不同。因此，實施一套"洋人"編寫的HR實在很難"為中用"。
另外，即使是其它模塊，就用戶界面而言，遠不及Lotus友好，用戶如果能記住事務代碼尚可；否則，單是路徑尋找，如果不是經常操作也很容易忘記。在此，筆者并無貶ERP褒Lotus之意，兩個應用領域完全不同，風牛馬不相及，各有長短，因此才有ERP與Lotus集成！在此之前，筆者曾經有過用ODBC以及LSX在Notes中訪問SQL SERVER上的數據的經驗，而ERP與Lotus集成實質就是將關系性數據庫與群件系統有效結合。由于有了ERP與Lotus的集成，SAP R/3中HR模塊的諸多問題迎刃而解。例如"績效考核"，對于Lotus來說，不過是一個簡單的工作流應用，但如果在ERP中完成，每次考核流程改變，有多少相關設置要改變！有了ERP與Lotus的集成，從ERP HR中導出員工基本信息，然后寫入Lotus，員工考核完畢后再導入到ERP HR中，就有了員工的考核記錄。而考核流程改變，在ERP之外完成，省卻多少應用支持人員的煩惱！并且，以往企業的領導層抱怨，花費千萬投入ERP，究竟效果如何，領導層并不了解，因為ERP的應用對象是直接業務人員以及部分中高層管理人員，而對于企業領導層，他們要的是更直觀的效果，換句話說，就是報表數據。用了Lotus，多少報表（視圖）竟在鼠標點擊間！
筆者公司ERP與Lotus的集成還在進行中，因此，還有一些體會心得不能述諸筆端。未來還有CRM、BW需要實施，想來也都會與Lotus集成吧，再有經驗體會也留待后敘。
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